Administración y Organización

Definiciones de administración

Iniciaremos el desarrollo de este tema analizando dos definiciones de administración:

Administración, es el proceso de planear organizar dirigir y controlar todos los elementos de la organización tanto humanos como materiales a fin de lograr los objetivos de la empresa.

Como podrás imaginar esta definición puede ser aplicada a toda empresa, de cualquier del tamaño o giro.

La administración existe en las sociedades, aún en las primitivas. Porque un grupo humano necesita, para existir, un orden que le proporcione estabilidad. Una requiere administrar sus recursos, coordinar su esfuerzo colectivo para lograr sus fines, que en una sociedad pudiera sobrevivir o competir el clan o la tribu, se organiza para dominar o conquistar a los demás. Finalidades estas últimas que parecen no haber cambiado con los siglos.

Definición etimológica.

La palabra “Administración” se forma del prefijo “ad” hacia, y de “ministratio”, viene a su vez de “minister”, vocablo compuesto “minus”, comparativo de inferioridad, y del sufijo
“ter”, que sirve como término de comparación. La etimología de “minister” es pues diametralmente opuesta a la de “magister”: de “magis”, comparativo de superioridad y de
“ter”.

Si deseas realizar un análisis de la administración en México supone estudiar a las organizaciones mexicanas. La estructura social cuenta con organizaciones económicas que producen satisfactores y crea a un tiempo entidades no lucrativas que buscarán fines políticos, culturales, recreativos o de simple afiliación y convivencia social, pero ambas requieren ser administradas.

Por su conformación cultural, cada país señala un estilo de organizarse, producir, comercializar e incluso una manera de trabajar. Analizar la administración en México es entender nuestras diferencias con otras culturas, y la manera en que administramos las entidades tanto públicas como privadas. Sólo conociendo mejor nuestra peculiar forma de ser podremos mejorar y acrecentar nuestros resultados si un país se ha propuesto salir del subdesarrollo, no consiste imitando modelos extranjeros que no le pertenecen sino descubriéndose en sí mismo tanto en el potencial de sus posibilidades como sus carencias y limitaciones.

Funciones de la administración en las empresas.

Diagnosticar donde nos encontramos – Diagnóstico
Determinar que deseamos hacer – Planeación
Conseguir los recursos para hacerlo – Organización
Definir cómo deberá hacerse – Dirección
Realizar tareas y actividades – Ejecución
Evaluar si se está realizado correctamente – Control

La administración incluye cuatro enfoques distintos pero complementarios entre sí:

1. Como filosofía

Una filosofía es una serie de principios e ideas que nos da direccionalidad hacia un fin último.

Asimismo por filosofía se entiende el buscar un significado a lo que hacemos, un sentido a las tareas de todos los días. Las preguntas que nos hacen reflexionar son ¿por qué?, ¿Para qué?, las organizaciones necesitan una filosofía para entender su misión y finalidad.

2. Como método

La administración es también interpretada como un método o formas sistemática de realizar actividades. Este procedimiento es una forma aprendida de obtener determinados resultados. En las organizaciones existen fórmulas para comparar insumos, producir satisfactores, distribuirlos en el mercado, tomar decisiones ,reclutar y seleccionar al personal necesario para la empresa. Un método implica orden y sistema de trabajo.

3. Como procesos y estructuras

El sistema administrativo se relaciona con tareas continuas que implican múltiples procesos: fijación de objetivos, toma de decisiones, negociación, solución de problemas, creatividad, motivación, etc. Los procesos son las condiciones que hacen que las cosas sucedan. Los cuales se apoyan en estructuras que representan estabilidad, continuidad y seguridad. Tales como la definición de funciones, asignación de recursos, etc.

4. Como teoría administrativa

La administración es, asimismo, un conjunto de conocimientos sobre cómo lograr resultados en las organizaciones. En las empresas lucrativas ¿cómo conseguir mayores beneficios?, en las organizaciones asistenciales ¿cómo proporcionar una mejor ayuda?, en un club social ¿cómo conseguir que las personas participen?, en un partido político
¿cómo lograr mayor número de afiliados?.

La administración es necesaria en cualquier organización.

En la sociedad contemporánea, la administración se vuelve indispensable para cualquier tipo de organización. Sin administración no es posible que una empresa industrial, un hospital, un club de servicio, una organización religiosa, un banco, una escuela o un sindicato, logren los resultados para los que han sido creados.

Las organizaciones pueden ser lucrativas o asistenciales, grandes consorcios o microempresas, fabricantes de un producto o promotoras de un servicio. Todas ellas necesitan de la administración.

En esencia, “la administración consiste en dirigir los recursos materiales y humanos hacia los objetivos comunes de la organización, la administración es una fuerza decisiva e impulsora, una dimensión vital del éxito de una organización”. (Brown B. warren, 1983)

La administración es una disciplina heterogénea.

¿Cuál es la importancia de una buena administración?

Es obvio que ella tuvo su origen en organizaciones que tenían la necesidad de conducirse de manera adecuada para justificar su existencia (industrias, bancarias y comerciales). Pero en las instituciones y sobre todo en las de carácter de beneficencia, asistencia o las gubernamentales benéfico, no le concedían importancia a la actividad administrativa. Su mundo eran los donativos y los subsidios.

¿En las organizaciones que no persiguen fines lucrativos? ¿Es indispensable incorporarles una administración? Durante siglos la respuesta fue: si no se requieren resultados para subsistir, no necesitan la administración. La orientación cambió mundialmente en décadas recientes.

Toda organización, independientemente de finalidad, requiere estar bien administrada. Es la única forma de cumplir con su misión y objetivos para la que fue creada.

La administración hace productivas, rentables o competitivas a las compañías. Pero primero se aplica a las personas, es indispensable que todo ser humano aprenda a administrarse. Las empresas definen su misión y sus objetivos en la existencia. Las organizaciones poseen recursos y limitaciones. Los individuos tenemos talentos y carencias que debemos administrar. Una compañía crea una red de relaciones interdependientes con cadenas clientes-proveedores. Las personas tenemos que administrar nuestras relaciones con todos los seres con los que interactuamos

Necesidad de un nuevo enfoque para la administración contemporánea.

Uno de los cambios más importantes del siglo XX es la transición del socialismo autoritario a los sistemas democráticos. El mundo evoluciona de la planificación estatal a una economía de mercado. De Estado paternalista que busca la ilusión de conseguir la felicidad de sus conciudadanos a otro que es el promotor un del desarrollo de su sociedad.

Los vientos de transformación cambio han roto estructuras caducas. La sociedad se modifica en todos los rubros del quehacer humano. El fenómeno del administrador sigue siendo un factor de cambio en la actualidad. Por eso afirma Peter F. Drucker en su libro Las nuevas realidades, a pesar de los cambios: “la misión fundamental del administrador continúa siendo la misma: conseguir la actuación conjunta y eficaz de la gente hacia objetivos y valores comunes, con una estructura adecuada, adiestramiento y desarrollo necesarios para la eficacia y para la respuesta al cambio. Pero el verdadero sentido de esta misión es diferente, aunque sólo sea porque la eficacia del administrador ha convertido a los trabajadores en una fuerza integrada en gran medida por personas sin formación, en otra de trabajadores de conocimientos, altamente calificados”.

¿Qué es la administración?

Podemos responder a esta pregunta destacando los siguientes aspectos para el análisis:

· El management (administrador) se refiere al hombre. Su misión es hacer a la gente capaz de lograr resultados de manera conjunta, conocedor de sus puntos fuertes y eficaces, así como de sus debilidades irrelevantes. En esto consiste toda organización y esta es la razón por la que el management (administrador) constituye un factor crítico y determinante.

Nuestras formas de vida dependen del management. La capacidad para contribuir a la sociedad se conforma en gran medida del management de las organizaciones en las que trabajamos, donde se potencializan y eficientan nuestras capacidades, dedicación y esfuerzo.

· Administración y cultura. Puesto que el management está comprometido con la integración de personas en un proyecto común, se encuentra inserto en la cultura. Lo que hacen los administradores en Alemania, Gran Bretaña, estados unidos, Japón o Brasil es exactamente lo mismo.

· Administración con desarrollo. Uno de los retos básicos a los que deben enfrentarse los administradores hoy en día en un país en desarrollo es encontrar e identificar aquellos elementos de su propia tradición, historia y cultura que puedan utilizarse como bloques para construir el management.

· Administración y éxito económico. La diferencia entre el éxito económico de Japón y el retraso de India se explica por el hecho de que los dirigentes japoneses han sido capaces de trasplantar a su propia cultura e idiosincrasia los conceptos del management importado y de hacerlos crecer, lo cual no ha sucedido en la segunda nación.

Estrategias clave en la administración contemporánea.

1. Administración por control Administración por compromisos
2. Dirección autocrática Dirección por consenso
3. Decisiones individuales Decisiones de equipo
4. Estructuras rígidas Estructuras flexibles
5. Soluciones únicas Soluciones múltiples