Formulación del guión de la reunión

1.- PRESENTACIÓN DE LA REUNIÓN: ( corresponde al esbozo)

Definición del problema. El problema muchas veces puede ser de desajuste con referencia a las actividades programadas, inexistencia de normas o necesidad de recuperar el estado anterior, siempre que se haya normas. Cuando no se cuenta con estas, la cuestión radicara en dictarlas. Con preferencia, es conveniente no actuar con efectos, si no buscar las causas.

Objetivo de la reunión. Se esclarece la finalidad deseada, para que y como se pretende alcanzar la meta.

Temario de la reunión. En el intento de escribir los temas, puede advertirse que surjan dificultades para enunciarlos, o que no constituyan verdaderos problemas. Si resultasen problemas reales, su registro es conveniente para no incurrir en omisiones y desviaciones de los planteamientos originales.

El temario contendrá:

– Relación de los temas, subtemas e incisos a tratar;
– Objetivo del tratamiento de cada uno de ellos;
– Numero de horas o minutos, según el tipo de reunión destinado a cada uno;
– Método d exposición y puntos de apoyo;
– Relación de los soportes.

Selección previa de los participantes. Deben considerarse a las personas que tienen experiencias sobre el asunto, a quienes poseen conocimientos aprovechables, y a sujetos que puedan ser afectados por cada uno de los temas se recomienda anotar a estas personas, con sus características, frente al listado de temas, buscando la mayor adecuación.

Se hará constar en el guión que nos ocupa:

– Relación de los coordinadores,
– De organizadores,
– De asistentes participantes,
– De expositores, conferenciantes y disertantes,
– De moderadores, y
– De personas que integraran el presidium en cada sesión.

2.- MECANICA DELIBERATIVA.

Indicación del tipo deliberativo que se ha seleccionado.

Conferencia,
Mesa redonda,
– Dialogo,
– Diálogos simultáneos,
Seminario,
Simposio,
– Congreso,
– Jornada,
– Comité y /o comisión,
– Entrevista,
– Discusiones en pequeños grupos,
– Juntas y/o sesiones, y
– Reunión y/o conferencia Y/o encuentro multinacional.

Sistemas de tipo parlamentario que se adoptaran.
Método de evaluación de resultados de la reunión.

3.- PRESUPUESTOS

– Determinación del costo de la reunión.
– Asignación y autorización de perdidas presupuestales para su celebración.
– Aprobación de contrataciones, si el caso lo requiere.

Fuente: Apunte de Comunicación Administrativa del Instituto Tecnológico de la Paz

Publicado en Comunicación administrativa

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