Juntas y sesiones

Las juntas y/o sesiones son los instrumentos de comunicación deliberativa, que permiten la reunión real, formal y sistematizada de miembros de un organismo, con propósitos de discusión a fin de llegar a conclusiones practicas y facilitar a los superiores la toma de decisiones por niveles pueden ser:

– La sesión ordinaria o extraordinaria de la asamblea de accionistas.
– La junta ordinaria o extraordinaria del consejo de administración (estos dos fundamentalmente en el sector privado).
– Sesión de tipo ordinario o extraordinario para comités técnicos de fideicomiso.
– Junta ordinaria o extraordinaria para comisiones operativas y/o normativas para toma de decisiones e intercambio de información entre sus directivos.
– Sesión ordinaria o extraordinaria de comités de crédito, de personal, de inversiones etc.
– Junta ordinaria de funcionarios de nivel superior, y
– Sesión ordinaria o juntas de mandos intermedios.

Para convocar a junta, basta con utilizar un memorando o una carta en donde se señala día, hora y lugar de la reunión. Se precisa, asimismo, el objetivo y en casos específicos se indica que material de información y/o apoyo deben llevar asistentes a la reunión convocada con carácter de junta y /o sesión de trabajo.

Al iniciarse la reunión, al presidente de ella señalara la orden del día nombrara al registrador o secretario de actas e indicara nuevamente el objetivo de la reunión. Al término de la apertura se observaran los métodos y sistemas parlamentarios para orientar la discusión, mismos que más adelante veremos.

Finalizara la reunión, se procesara la información que conste en documentos, para dejar huellas y registro de las actividades realizadas durante la junta, luego, el secretario redactara la minuta o acta, según el caso, la duplicaran, una vez aprobada por el presidente y distribuirá entre los participantes de la reunión.

Fuente: Apunte de Comunicación Administrativa del Instituto Tecnológico de la Paz

Publicado en Comunicación administrativa

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