Metodología para su elaboración

Existen muchas formas de elaborar un manual de procedimientos; sin embargo, la siguiente puede facilitar la realización del mismo:
Elaboración de un programa de actividades
Es necesario elaborar un programa que nos permite planear el conjunto de actividades que vamos a realizar para poder elaborar el manual de procedimientos considerando un tiempo determinado.

Listar las actividades que se tienen que realizar para elaborar el manual; se pueden sugerir las siguientes:

a. Determinación del objetivo del proyecto.
b. Determinación de las áreas que se van a diagnosticar.
c. Obtener autorización de la alta dirección en la que se comprometa a realizar todo el apoyo necesario para llevar a cabo el manual de procedimientos.
d. Conocer el área que se le va a aplicar el cuestionario diagnóstico y determinar el personal que se le aplicará dicho cuestionario.
e. Preparar los cuestionarios según corresponda.
f. Entregar los cuestionarios al personal determinado.
g. Recoger los cuestionarios.
h. Analizar la información; en caso de tener dudas se elaborará una entrevista.
i. Elaborar un programa de entrevistas, asignando el día, la hora y el responsable de realizarla.
j. Realizar las entrevistas.
k. Solicitar la documentación necesaria.
l. Realizar una observación para obtener más información.
m. Elaborar un borrador de los procedimientos en una hoja de rotafolio con las reglillas para diagramar.
n. Comentar con los involucrados el procedimiento diagramado para conocer sus opiniones.
o. Con las observaciones realizadas por los involucrados, utilizar un programa de computadora como el visio, corel draw, smart draw, que permita realizarlo sistemáticamente.
p. Elaborar el diagrama por escrito.
q. Analizar los formatos que se entregaron de acuerdo con las guías para su análisis.
r. Elaborar la presentación de los formatos para que éstos sean integrados en el manual, como formato original, formato en reducción con señalamientos, instructivo de llenado, diagrama de circulación del formato.
s. Integrar el manual con portada, índice, introducción, visión, misión, simbología, glosario, portada de los procedimientos con el nombre del procedimiento con su objetivo, procedimiento por escrito, procedimiento diagramado, portada del catálogo de formatos, portada del formato con objetivo, formato original, formato en reducción con señalamientos, instructivo de llenado y diagrama de circulación del formato por diversos departamentos.
t. Mostrar a los involucrados el manual de procedimientos.
u. Corregir lo necesario.
v. Obtener las firmas de elaboración, revisión y autorización.
w. Integrarlo en una carpeta.
x. Revisarlo y mejorarlo cada seis meses, como máximo.

Fuente: Apuntes de Administración IV del FCA de la UNAM

Publicado en Administración financiera

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