Análisis de los sistemas informáticos

El primer paso del análisis del sistema es la identificación de necesidades, en este proceso el analista se reúne con el cliente y/o usuario (un representante institucional, departamental o cliente particular), e identifican las metas globales, se analizan las perspectivas del cliente, sus necesidades, requerimientos y otros puntos que puedan ayudar a la identificación y desarrollo del proyecto.

Un requerimiento es una característica que debe incluirse en un nuevo sistema. Ésta puede ser la inclusión de determinada forma para capturar o procesar datos, producir información, controlar una actividad de la empresa o brindar soporte a la gerencia. Es así como la determinación de requerimientos vincula el estudio de un sistema existente con la recopilación de detalles relacionados con él.

A menudo los analistas, cuando emprenden por primera vez la investigación de un sistema, se encuentran en desventaja porque es probable que tengan poco conocimiento del área bajo estudio para la que más tarde deberán hacer recomendaciones importantes.

Por consiguiente, es esencial para ellos adquirir en forma rápida y exacta hechos importantes relacionados con los requerimientos del sistema para lo cual pueden utilizar métodos como entrevistas, cuestionarios y revisión de registros, estos métodos son de gran ayuda si son utilizados en forma apropiada ya que cada método tiene sus ventajas y desventajas (ninguno es el más adecuado por sí mismo). Además, durante la fase de hallazgo de hechos, es muy importante efectuar la comprobación cruzada de la información obtenida.

El analista recopilará hechos como: el porqué y cómo se realizan ciertas actividades, qué datos se emplean en el trabajo, el tiempo que tardan, la frecuencia y el volumen de las actividades. El estudio de los controles de los sistemas permite al analista observar la forma en que es posible mantener en marcha, de manera aceptable, las funciones de la empresa. Los requerimientos básicos son aplicables tanto a sistemas de transacciones como a los de decisiones y, en general, forman parte de las necesidades de toda la organización.

El siguiente paso para el analista consiste en organizar los detalles obtenidos y determinar dónde la información es incompleta o inconsistente. A esta actividad suele denominársele “documentar los procesos y decisiones de la organización”, en esta fase es necesario identificar “condiciones” y “acciones” y saber qué información está disponible para sugerir las acciones que deben emprenderse cuando aparezcan combinaciones específicas de condiciones.

Las tres herramientas para documentar procedimientos y toma de decisiones son:

– árboles de decisión,
– tablas de decisión
– y español estructurado.

Los árboles de decisión son representaciones gráficas y secuenciales de las variables de decisión que indican qué condiciones considerar en primera instancia, cuáles en segunda y así sucesivamente. La raíz del árbol de decisión es el punto donde se inicia el análisis de una situación específica; las ramas indican la secuencia de decisión que conducen a la acción apropiada que es necesario emprender.

Las tablas de decisión relacionan condiciones y acciones por medio de “reglas de decisión”. Una regla de decisión establece las condiciones que deben satisfacerse para emprender un grupo particular de acciones, la regla de decisión incorpora todas las condiciones que al mismo tiempo deben ser verdaderas y no sólo una condición.

Existen cuatro formas de tablas de decisión: de entrada limitada, de entrada extendida, de entrada mixta y formas ELSE.

Las tablas múltiples se utilizan en situaciones donde las decisiones son muy amplias o es deseable separar los procedimientos para seguir una condición particular cuando ésta se presente. Sin embargo, todas las formas se deben desarrollar sin redundancia ni contradicción.

El español estructurado se emplea para declarar reglas de decisión. Los tres tipos de declaraciones utilizadas son:

– estructuras de secuencia,
– estructuras de decisión
-y estructuras de iteración.

Estas declaraciones muestran acciones incondicionales, acciones repetitivas y acciones que ocurren sólo cuando se presentan ciertas condiciones. El español estructurado ofrece un camino conciso para resumir un procedimiento donde se deben tomar decisiones y emprender acciones.

Por otra parte el resultado puede ser revisado con facilidad por otras personas para detectar y corregir tanto errores como equivocaciones. Los errores que permanezcan en el análisis después de realizar la investigación de sistemas, aparecerán durante el diseño y la implantación, donde será mucho más costoso corregirlos.

Algunas actividades complementarias que también deben documentarse y que para el cliente resulta importante tratar durante la etapa de análisis, consisten en realizar un análisis de riesgos, así como un análisis económico y técnico.

Muchas veces cuando se emprende el desarrollo de un proyecto de sistemas los recursos y el tiempo no son realistas para su materialización, lo cual podría desembocar en pérdidas económicas y frustración profesional.

La viabilidad y el análisis de riesgos están relacionados de muchas maneras, si el riesgo del proyecto es alto, la viabilidad de producir software de calidad se reduce, sin embargo se deben tomar en cuenta cuatro áreas principales de interés:

Viabilidad económica. Una evaluación de los costos de desarrollo, comparados con los ingresos netos o beneficios obtenidos del sistema desarrollado.

Viabilidad Técnica. Un estudio de funciones, rendimiento y restricciones que puedan afectar la realización de un sistema aceptable.

Viabilidad Legal. Es determinar cualquier posibilidad de infracción, violación o responsabilidad legal en que se podría incurrir al desarrollar el sistema.

Alternativas. Una evaluación de los enfoques alternativos del desarrollo del sistema.

El estudio de la viabilidad puede documentarse como un informe aparte para la alta gerencia.

El análisis económico incluye lo que llamamos el análisis de costo–beneficio; significa una valoración de la inversión económica comparado con los beneficios que se obtendrán en la comercialización y utilidad del sistema.

Muchas veces en el desarrollo de sistemas de computación estos son intangibles y resulta un poco dificultoso evaluarlo, esto varía de acuerdo a las características del sistema. El análisis de costo–beneficio es una fase muy importante, de ella depende la posibilidad de desarrollo del proyecto.

En el análisis técnico, el analista evalúa los principios técnicos del sistema y al mismo tiempo recoge información adicional sobre el rendimiento, fiabilidad, características de mantenimiento y productividad.

Los resultados obtenidos del análisis técnico son la base para determinar si se puede continuar con el proyecto, si hay riesgos de que no funcione o no tenga el rendimiento deseado.

Finalmente, toda la información obtenida debe plasmarse en un modelo de lo que será el software, representando todas las funciones y subfunciones de un sistema. El modelo se concentra en lo que debe hacer el sistema no en como lo hace, pero puede incluir notación gráfica, información y comportamiento del sistema.

Todos los sistemas basados en computadoras pueden modelarse como transformación de la información empleando una arquitectura de tipo entrada y salida.

Fuente: Informática I de la facultad de contaduría y administración, UNAM.

Publicado en Informática

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