Características para evaluar la información para la toma de decisiones

La información se puede evaluar por medio de cuatro características: relevancia, calidad, oportunidad y totalidad.

Relevancia

La información es relevante si se adapta a las necesidades del gerente, supervisor o persona que la va a utilizar. Los que toman las decisiones obtienen exactamente lo que desean de la información relevante.

La información relevante se aplica a la situación si aclara las preguntas que se plantea quien toma la decisión.

Calidad

La información de alta calidad es exacta, válida y confiable. Los datos de alta calidad presentan una buena imagen de la realidad. La calidad de la información depende del grado en el que la información representa a la situación real.

En el caso de una persona que se suscribe a dos diferentes revistas, una de ellas llega a nombre del Lic. Juan Carlos Estrada (nombre y títulos correctos) en tanto que la otra revista la recibe a nombre del Ing. José Carlos Estrada.

Es lógico suponer que la lista de correspondencia de la segunda revista tiene problemas con la calidad de su información. La calidad de la información es un aspecto crítico en la investigación de cualquier clase.

Oportunidad

Hoy en día, casi todos los campos de la actividad del trabajo son muy dinámicos en donde la información no actualizada conduce a la toma de decisiones equivocadas. La información financiera, de inventarios, de la adquisición de materiales, de los precios, de la economía en general y muchos otros aspectos más deberá ser oportuna, es decir, proporcionada en el momento correcto.

Ahora se dispone de los sistemas de información computarizados que pueden registrar eventos y proporcionar información relevante tan pronto como se realiza una transacción.

La tecnología de cómputo ha definido de nuevo las condiciones establecidas para la información oportuna. Por ejemplo, si un gerente de mercadotecnia como Bimbo desea conocer el volumen de ventas de cualquiera de sus centros de distribución de la república, puede obtener en forma instantánea la información detallada sobre cualquiera de los productos.

Totalidad

La totalidad de la información se refiere a tener la cantidad adecuada de información. Los directivos de una organización deben contar con la información suficiente en todos los aspectos de sus decisiones. Por ejemplo, un investigador que indaga sobre los mercados de Europa Oriental puede planear el análisis de cuatro países del antiguo bloque soviético.

La información sobre la población puede estar disponible en los cuatro países junto con la tasa de inflación de cada país. Sin embargo, la información sobre los ingresos personales disponibles puede encontrarse sólo en tres de los países.

Si no es posible obtener la información sobre el ingreso personal disponible u otra característica económica, la información estará incompleta. A menudo, la información incompleta obliga a los que toman las decisiones a conducir una investigación de mercados, por ejemplo.

Para conocer que planes podrán llevarse a cabo durante el próximo año se debera consultar como se han desarrollado en el pasado reciente las situaciones que puedan afectarnos, así como hacer la estimación de lo que sucedería a futuro en el corto o largo plazo.

En consecuencia, para hacer planes a futuro se tendrá que investigar (recopilando información) tanto de eventos ya pasados como de su tendencia a futuro y de esa forma considerar que probabilidades existen para que suceda tal o cual fenómeno que afectará las expectativas de una empresa.

Uno de los propósitos más importantes de la investigación consiste en satisfacer las necesidades de información y proporcionar a los directivos la misma en forma actualizada, relevante, exacta, confiable y que sea válida. Las decisiones apropiadas no se basan en el sexto sentido, la intuición o el juicio puro.

En ausencia de una información, una decisión puede resultar incorrecta. Sin importar el área de especialidad que estés estudiando o el trabajo en que te vayas a desempeñar, el investigar y tener la información adecuada te permitirá tomar mejores decisiones.

Fuente: Apunte Elaboración y evaluación de proyectos de la Unideg

Publicado en Elaboración y evaluación de proyectos

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