Comunicación consultoría en procesos

Existen diferentes clases de procesos, las más importantes de las cuales son las siguientes:

Comunicación (Primer Proceso). Uno de los procesos clásicos que se presenta diariamente en cualquier empresa, es el de la comunicación, el cual se manifiesta en diferentes niveles de su estructura. La inexistencia de este proceso genera problemas cada vez más graves que debilitan irremediablemente a la organización.

Como se afirma en todos los textos de administración, la comunicación es de vital importancia para lograr un mejor funcionamiento de la empresa, ya que constituye, si se compara a la organización con el cuerpo humano, el “aparato circulatorio” que permite que la sangre (información), fluya por todas sus áreas.

¿Alguna vez se ha preguntado qué sucedería si ese flujo de información fuera selectivo y sólo irrigara con el vital líquido a ciertos miembros del organismo? Es indudable que en fracciones de segundo sobrevendrían daños irreparables. Algo similar puede ocurrir en una empresa cualquiera que sea su giro.

Sin embargo, los administradores y personal de la empresa piensan que dichos flujos de comunicación se presentan “por dogma de fe”, lo cual rara vez sucede.

Los estudios del área han descubierto una herramienta valiosa que el consultor puede utilizar para detectar más claramente los procesos de comunicación entre el personal de la empresa: La ventana de Johari, la cual se representa a continuación.

Áreas de actividad en las que incursiona la consultoría en procesos

Esta herramienta ayuda a establecer una mejor comunicación interpersonal, analiza las diferentes áreas de la comunicación y permite apreciar opiniones de otras personas sobre uno mismo, por lo cual se constituye en un importante medio de retroalimentación. Por lo tanto, la ventana de Johari sirve para identificar:

– Sentimientos
– Actitudes
– Motivaciones
– Opiniones
– Percepciones
– Apariencias

Todo ello a nivel personal, grupal u organizacional.

Esta herramienta comprende cuatro grandes áreas de análisis:

I. Área abierta. Es lo que uno y los demás conocen y están dispuesta compartir sin titubear. Dentro de esta área se encuentra uniformemente distribuido el control de la información que se necesita para relacionarse o comunicarse eficazmente. Por ejemplo: le gusta jugar tenis. Todos los días va a clase con su raqueta y le han visto jugar en torneos internos además de ser parte fundamental de su tema de conversación.

II. Área oculta. Es lo que una persona conoce sobre sí misma y que los demás ignoran. Además, dicha persona no desea compartir esa información. Por ejemplo: cuando cursaba sus estudios primarios, en un concurso de declamación olvidó frente a su grupo la poesía, lo cual le ocasionó un gran malestar. El lado oculto radica en que esa persona no desea que los demás se enteren de su experiencia por temor a perder imagen.

III. Área ciega. Es lo que los demás conocen sobre una persona, pe ro ella lo ignora. Es sorprendente la información que se puede obtener de otras personas, por lo que es necesario asumir una postura de apertura total para aceptar esa información que proporcionan los demás. Por ejemplo: un individuo se enoja con facilidad cuando no le cumplen puntualmente una cita; tal vez se proponga no perder su control emocional, pero su actitud “involuntaria” ante ello es de malestar o de molestia.

IV. Área desconocida. Constituye lo que ni uno ni nadie conoce sobre sí mismo, pueden ser fobias, traumas, etcétera. Por ejemplo: claustrofobia. Si una persona queda atrapada en un elevador, en ese momento, podría aflorar una inesperada reacción de histeria.

Para explicar con más claridad las diferentes facetas de la ventana de Johari, se puede recurrir a un pensamiento de Oralia Chapa, que a la letra dice:

Pensamos en ti…

El que no sabe y sabe que no sabe, es humilde; enséñale.

El que sabe y sabe que sabe, es un sabio; escúchale.

El que sabe y cree que sabe, es un soberbio: húyele.

El que sabe y no sabe que sabe, está dormido; despiértalo.

Es importante destacar que durante un análisis interpersonal de la ventana de Johari, la mayor parte de la interacción inicial puede caer en el ámbito del área abierta, por su facilidad para crear comunicación.

Además, si la dinámica grupal brinda el tiempo suficiente para que los participantes convivan, es probable que el área abierta se acreciente, lo cual se debe a que el ambiente de confianza les hace sentir menos temor de intercambiar información y además los prepara para revelar datos que permanecían hasta ese momento en el área II (área o culta).

Si paulatinamente la confianza se incrementa, los integrantes intercambiarán información sobre el área III (área ciega) y el temor de revelar los contenidos de esta área es cada vez menor.

Es probable que cuando se comienza a utilizar la ventana de Johari exista cierta resistencia a compartir información confidencial, pero a medida que avanza el proceso se van creando las condiciones para que esa información pierda poco a poco ese carácter.

El dolor o la ansiedad que produce comunicar un dato personal poco agradable a los compañeros -área ciega- se reduce cuando aumenta el deseo de ayuda mutua.

Fuente: Apunte de Desarrollo Organizacional de la UNIDEG

Publicado en Desarrollo organizacional

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