Lista de comprobación del diseño de la forma

– ¿Está la forma identificada con nombre y número?
– ¿El tipo de letra es claro y legible?
– ¿Todas las leyendas se entienden con facilidad?
– ¿La información proporcionada por la forma concuerda con los requisitos estipulados por los procedimientos, sistemas y métodos adoptados?
– Si los asientos son a máquina, ¿se han tomado en cuenta las especificaciones de la máquina tales como tamaño máximo del papel, tamaño de los tipos de impresión y longitud de la línea?
– ¿El espacio que se proporciona es el adecuado para los requisitos de cada asiento individual?
– ¿Se reduce a un mínimo la escritura para el llenado y está impresa la información repetitiva?
– ¿Está la información lógicamente agrupada y, si es documento original, están los datos en la secuencia en que serán transcritos?
– ¿Está dispuesto el arreglo de casilleros y columnas?
– ¿Están los espacios vertical y horizontal de acuerdo con el método de escritura que se vaya a emplear?
– ¿Hay necesidad de mantener a un mínimo los espacios tabulares?
– ¿Se usa tipo negro, señales, números, zonas sombreadas y color para facilitar el manejo, ruta y verificación?
– ¿Se usan líneas de grosor variable para separar las secciones de la forma?
– ¿Es la forma autoinstructiva?, ¿son las instrucciones claras, breves y están colocadas en la parte superior de la forma o cerca de la sección a la cual se aplican?
– ¿Está claramente identificada la ruta de la forma?
– ¿Está la información para el llenado ventajosamente colocada?
– ¿Se ajusta la forma a encuadernaciones o carpetas de archivo estándar?
– ¿Se proporciona espacio adecuado en el diseño de la forma para la uña?
– ¿El papel que se usa es del peso, clase y color adecuado?
– ¿Las combinaciones del papel y del papel carbón son aceptables para las copias que se deseen?
– ¿Es preferible para esta forma no usar papel carbón?
– ¿Se usan perforaciones, troquelados, pliegues estrechos de papel y de papel carbón para la selección positiva de los datos en determinadas copias?
– ¿Es la forma adecuada para sobres de ventana si se envía por correo?

Rodríguez Valencia sugiere que se al realizar la forma se debe contemplar las necesidades de quienes la utilizan, de una forma fácil y determinar correctamente los datos, ayudar a que facilite la transmisión de la información y la ejecución de errores, por otro lado, las características de la impresión del formato.

Debe establecerse un programa de control de formas, sobre todo si se maneja en la organización un sistema de gestión de calidad porque habrá formas que no puedan ser de uso general y otras que no importa que alguien tenga alguna.

Los componentes básicos del programa de control de formas deben ser:

– Coordinación del diseño, uso y compra de las formas.
– Medios para almacenar y distribuir formas.
– Disposición final de las formas después que han sido utilizadas.

Fuente: Apuntes de Administración IV del FCA de la UNAM

Publicado en Administración financiera

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