Partes accesorias

Según el tipo de escrito, hay otros elementos que cumplen diferentes funciones -algunas de naturaleza práctica, otras estética, formulista o simplemente rutinaria-, pero que no afectan lo esencial de la obra. Razonando sobre ellos, fácilmente se llega a la conclusión de que podrían estar contenidos en cualquiera de las partes esenciales mencionadas. Son los siguientes:

a) Datos previos. En algunos escritos como las cartas, los informes, los memorandos, los certificados, las declaraciones y otros similares, suelen consignarse algunos o todos estos dato:

1. Nombre del lugar desde donde se escribe: debe ponerse con mayor o menor precisión en relación con el pueblo, ciudad, distrito, zona o estado y nación, según el destino próximo o lejano que tendrá el escrito (por ejemplo: se pondrá sólo León, si el escrito va a cualquier lugar del estado de Guanajuato; se escribirá León, Gto., si va a cualquier estado de la República Mexicana; pero ha de consignarse León, Guanajuato, México, cuando lo que se escribe sale del país).

2. Fecha. Ha de asentarse, según el uso español, en este orden: día, mes y año. Es recomendable su escritura íntegra con las preposiciones y minúsculas correspondientes, por razones de claridad y corrección (25 de agosto de 1975).

Debe desecharse el uso redundante y anticuado que aún perdura en algunos sectores de México: ” a 25 de Agosto del año de 1975″, por obvias razones de practicidad moderna.

3. Nombre y referencias del destinatario. Se consignará no sólo el nombre completo de la persona o personas a quienes se dirige el escrito, sino también sus títulos y los cargos que desempeñan.

Ha de evitarse el excesivo formulismo del tipo de “Señor Doctor Don. . .” (reducido a Doctor) o bien “Señor Licenciado y Maestro . . . > (en cuyo caso se elige el título que se juzgue más representativo -sea licenciado o maestro- y se escribe sin el innecesario “señor”). Conviene colocar el cargo antes que el nombre, en esta forma: “Señor jefe de. . ., Ing. N. N.”

Cuando el destinatario es una entidad corporativa, se pone el nombre de la entidad en forma impersonal (sin el “señores” que usan algunos, o bien la forma- “Señores miembros de. . .” (o lo que corresponda, si son socios, integrantes, directivos, etcétera).

Hay una costumbre mexicana que en vez de facilitar suele complicar la estructura de la redacción: dirigir el escrito a un destinatario

(generalmente alguien de alta jerarquía, o una institución o casa de comercio) y colocar aparte esta inscripción: “Atención del Sr. N. N.”, entendiendo que ese señor será el primer receptor de la comunicación.

Con esta dualidad se plantea un serio inconveniente para establecer la tónica psicológica fundamental en el escrito: ¿a qué lector debe adaptarse el redactor, previo conocimiento de su idiosincrasia, para tocar los elementos interiores que facilitarán la eficacia de su escrito? . .

En este caso, la lógica aconseja elegir cualquiera de estos dos caminos:

a) Prescindir de este intermediario circunstancial, si su papel no le confiere autoridad de decisión o selección sobre el contenido del escrito, o
b) dirigirle el escrito a él, si tiene autoridad suficiente, y pedirle que lo eleve al verdadero destinatario.

En ambas situaciones queda unificado el destinatario, y los elementos expresivos del escrito pueden tener la necesaria adaptabilidad.

4. Destino del escrito. Se consignarán datos completos del domicilio U destinatario (calle, número, localidad, estado y país, con las mismas limitaciones que indicamos para el lugar de origen) cuando el escrito se envía por correo o por medios indirectos.

En caso de ser entregado directamente, basta con indicar el nombre del “lugar mínimo” en que se encuentra el receptor (institución, dependencia, hotel, negocio, etcétera).

5. Forma de entrega. En algunos casos, se debe indicar la manera como se hace llegar el escrito al destinatario, en forma directa (colocando “Presente”, “Su despacho” o expresiones similares) o a través de intermediarios (“Atención U Sr. . . “).

b) Encabezamiento. Es el conjunto de palabras introductorias o vocativos con que, según el formulismo establecido, se empiezan ciertos documentos oficiales, testamentos, memoriales, ejecutorias, declaratorias y similares. En las cartas suele tomar el nombre de tratamiento, principalmente cuando es fórmula de cortesía o distinción dedicada al destinatario.

En la correspondencia moderna ha perdido todo viso de ampulosidad huera (como en “De mi mayor consideración y respeto”, “Con la más alta y distinguida estimación” y otros) para apegarse a expresiones más llanas y realistas como “Distinguido docto?” o “Estimado señor”).

En el caso de comunicaciones formales o poco personales, es recomendable la supresión de¡ tratamiento (que en su esencia puede estar contenido en el párrafo inicial de( escrito), recomendación más que perentoria, principalmente para quienes aún siguen empleando el híbrido idiotismo gramatical y lógico “Muy señor mío”, creado por nuestro abuelos precisamente para un lector desdibujado al que resulta temerario llamar “muy señor”, y más aún «mío)…

c) Epígrafe. Es una inscripción colocada fuera del escrito en sí, como encabezamiento.

Contiene una síntesis, comentario o explicación sobre el tema tratado; a veces es una cita o sentencia inspiradora del autor o que promueve la reflexión del lector. Sus cualidades características son: brevedad, adecuación y profundidad.

d) Despedida. Algunos tipos de redacción especialmente cartas y notas administrativas o formales concluyen con un párrafo de despedida o saludo, como si se tratara de un encuentro personal.

A veces se incluye agradecimiento, esperanza, recomendaciones de celeridad o algún pedido adicional (hay que tener cuidado en estos casos con el generalmente impropio o antiliterario uso del modo gerundio: “Agradeciendo..” …”Esperando. ..”, “Recomendándole . . …. . Rogándole. . .”, “Suplicándole . . . “, sustituible en todos los casos por los verbos personales: “Agradezco. . .”,
“Esperamos. . .”, “Le recomiendo. . .”, “Le ruego. . .”, “Les pedimos. . .”).

Muchas personas, con el propósito de no despedirse “a secas”, anteceden al saludo de un párrafo que resulta absolutamente ocioso o redundante (“Sin otro particular”, “Sin más por el momento”, “Sin otras noticias a que hacer referencia” . . . ). Además, debemos reiterar aquí nuestro llamado de atención sobre el uso rutinario de fórmulas o frases hechas que carecen de vigencia y hasta de sentido (como “Su seguro servidor”.

“Me reitero de usted”, “Quedo siempre suyo”, “Su afectísimo” … ). Hoy, por un extremoso afán de síntesis y llaneza, a menudo se condensa el saludo en un solo adverbio: “Atentamente”, “Cordial mente”, “Afectuosamente”.

Creemos que en esto como en tantos aspectos humanos lo conveniente es fomentar un criterio selectivo tan amplio y dúctil que permita escoger las formas más adecuadas en cada oportunidad, para lograr que la comunicación resulte grata y funcional.

e) Antefirma. En algunos casos se conserva entre nosotros una costumbre que parece jerarquizar más a quien firma el escrito: anteponer un párrafo que indica el cargo del firmante, por ejemplo: “El gerente de producción % “El director de la Facultad”, “La encargada de asuntos culturales?, etcétera.

El uso más moderno quita ampulosidad a la expresión (que recuerda a “Nos, el Rey”) y simplemente menciona el cargo después de la aclaración de firma: “N.N. Gerente de Producción’

f) Firma. Es imprescindible en la correspondencia y en ciertos documentos. Por un principio de validez, debe estar manuscrita y completa en los originales. Cuando se trata de copias, suele iniciarse simplemente. La firma impresa sólo se justifica en algún tipo de correspondencia o escrito colectivo (como cartas circulares, anuncios o notificaciones generales que se distribuyen en forma personal entre muchos receptores).

En los casos en que una persona firme por otra, debe aclararse esto de la siguiente manera: se coloca debajo de la firma el nombre de la persona a la que se remplaza, precedido de las iniciales convencionales: p. (por), p. a. (por autorización) o p. p. (por poder).

g) Aclaración de firma. La aclaración U nombre de quien firma con su título profesional, si lo tiene es requisito ineludible en la mayoría de los escritos firmados, por obvias razones de practicidad. Sólo en casos de correspondencia muy personal, o cuando los datos del firmante figuran en alguna parte del escrito, se prescinde de esta aclaración.

h) Posdata. Con esta palabra de origen latino (post datam: “después de la fecha” –porque antes se ponía la fecha al final del escrito) se designa lo que se añade a una carta ya concluida y firmada. Se justifica sólo en casos de omisiones, aclaraciones secundarias o datos de último momento.

La costumbre hace emplear -de manera inútil- la abreviatura P. D. antes de esas anotaciones; también se usa P. S. (de post scriptum: “después de lo escrito”), con el mismo significado. El sentido funcional moderno desecha este tipo de antigualla, resabio de cultismos que actualmente resultan incomunicantes.

i)Vale. Fórmula anticuada, de origen latino, equivalente a un saludo y buen deseo como ” ¡Adiós! ” (significa exactamente: “Consérvate sano”). Muchos, equivocadamente, utilizan el término al final de una nota adicional, con el significado de “Es válido” (lo que implicaría una absurda redundancia, ya que no sería lógico escribir algo nulo).

j) Notas aclaratorias. Sirven para agregar o esclarecer datos que figuran en el escrito. Como expresamos en relación con la posdata de las cartas, es preciso que esas notas fuera de texto estén plenamente justificadas por el contenido, para que resulten “naturales” y no puestas caprichosamente.

k) Adjuntos o anexos. Son anotaciones que se usan en determinados escritos generalmente administrativos o comerciales – para indicar detalles referentes a los elementos anexados ( documentos, cheques, folletos, muestras, etcétera ). Se indican mediante las abreviaturas Adj. o Ane. y resultan de innegable utilidad como testimonio y control de lo enviado.

l) Inscripciones. Son notas adicionales, por lo común impresas, que cumplen funciones de información o propaganda. Entre ellas caben los membretes, cuando van impresos en la parte superior del papel. Su adecuación es la condición obvia de su funcionalidad y corrección.

m) Membrete. Palabra derivada del antiguo membrar = “recordar”, en nuestro idioma significa “anotación provisional en que se pone sólo lo sustancial y preciso”.

Además, indica el “nombre o título de una persona o corporación puesto al final del escrito que se le dirige” y también este mismo nombre o título puesto a la cabeza de la primera plana” (lo que en el uso común moderno se llama datos del destinatario).

Entre nosotros se utiliza el término para designar el “nombre o título de una persona, industria o corporación “impreso en la parte superior del papel de escribir”, al que se le agregan generalmente otros datos como domicilio, teléfono, etc. Se ha generalizado mucho el uso de estas inscripciones, por razones estéticas y prácticas.

n) Referencia o asunto. Especialmente en los escritos administrativos y comerciales se suele consignar en la parte superior derecha, en forma sintética, el contenido general o motivo del escrito, así como datos relativos a números, fechas y otras anotaciones de identificación.

Por tratarse de un elemento sumamente útil para el manejo y archivo de esos escritos, no debe faltar en los casos apropiados. Su condición fundamental es la exactitud.

o) Iniciales identificadoras. En ocasiones, fuera de texto y al final del escrito se colocan unas letras cuyo objeto es la identificación de quien dictó, ordenó o realizó el escrito. Son anotaciones convencionales, de innegable valor práctico.

Fuente: Apunte de Comunicación escrita de la U de Londres.

Publicado en Comunicación escrita

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