Aplicación de un cuestionario diagnóstico
I. Para iniciar la elaboración del manual de procedimientos es necesario aplicar un cuestionario diagnóstico con el fin de obtener la información necesaria para conocer el sistema y los documentos que se generan en él.
El siguiente es un ejemplo de cuestionario que nos permitirá realizar un diagnóstico. Es sólo una propuesta
Formato de cuestionario diagnóstico
Presentación y perfil de la organización.
1. Nombre de la organización
2. Sector al que pertenece:
a)Público
b)Privado
c)Social
3. Indicar el capital social con el que se constituyó y cual es su línea de negocios en caso de ser privada; si es pública o social indicar la legislación que la constituye.
Por ejemplo:
Sector privado es una organización, asociación, desde el día 17 de mayo de 1980 , con un capital social de $100 000, estableciendo su línea de negocios en servicios educativos, etcétera.
4. Establecer un organigrama.
5. Indicar los puestos:
-Nivel jerárquico
-Funciones
-Responsabilidades
-Tramo de Control
6. Mencionar las relaciones que se tienen con otras instituciones.
Por ejemplo:
Se interactúa con las autoridades que regulan la actividad comercial:
– Secretaria de Economía,
– Secretaria de Hacienda, IMSS, etcétera.
7. Indicar cuáles son los antecedentes operativos y financieros de su organización.
Por ejemplo:
En antecedentes operativos se pude indicar el porcentaje de utilización de la capacidad instalada, volúmenes y destinos de la producción en los últimos años y en cuanto a lo financiero se efectúa un análisis financiero comentando los aspectos .
II.Datos generales del puesto:
1. Nombre de la unidad o departamento
2. Nombre del puesto
3. Antigüedad en el puesto
4. Tipo de plaza que ocupa:
a) Base
b) Confianza
c) Otra
5. Numero de personas que ocupan el mismo puesto
6. Nombre del puesto del jefe inmediato
7. Nombre del puesto a quien reporta en ausencia del jefe inmediato
Nota: en caso de que su puesto sea de supervisión conteste los siguientes incisos:
a) Cuántas personas le reportan directamente, así como el nombre de sus puestos indicando la función principal de los mismos.
-No de personas
-Nombre del puesto
-Principales funciones
b) Cuántos puestos y personas le reportan indirectamente:
-Relaciones internas.
-Consiste en describir específicamente cada una de sus relaciones con las diferentes unidades o áreas de la organización.
Por ejemplo:
Con Gerencia Administrativa (proporciono información sobre las aprobaciones de presupuesto de los clientes para que se envíe el recibo provisional por el 50% de anticipo y al recibir el pago empezar el trabajo.
Con Procesos (entrego colores y positivas para su proceso y posteriormente me regresan impresiones)
1. Conteste usted ¿cuáles son sus relaciones internas (dentro de la organización) con los diferentes departamentos que se encuentran estructuradamente ligados con las actividades que desempeña?
Relaciones externas
Consiste en describir las relaciones que tiene con personas o empresas y que estén estrechamente ligadas con sus actividades.
Por ejemplo:
Con Clientes:Les proporciono información sobre el avance de sus proyectos y fecha de entrega .
Con Impresores: Para negociar una cotización sobre la impresión de un informe anual, formas de papelería, tarjetas de presentación, etcétera.
2. Conteste usted ¿cuáles son sus relaciones externas (fuera de la empresa) estrechamente ligadas con las actividades que desempeñen?
Análisis de problemas
Consiste en describir cada una de las dificultades o problemas que en el puesto tienen que superar para desempeñar sus actividades.
Por ejemplo:
Con la falta de información sobre las necesidades especificas del cliente ocasionan que tengan que realizar el trabajo más de una vez, provocando retrasos en mis actividades y desperdicio de programación del trabajo de procesos.
Me enfrento a presiones por sobrecargas de trabajo, ya que no se respeta el sistema de programación del trabajo por procesos.
3. Conteste usted ¿cuáles son las principales dificultades inherentes a su puesto y los problemas más frecuentes que debe resolver en el desarrollo de las actividades que desempeña?
Principal reto del puesto
Consiste en indicar lo que tiene usted que lograr para optimizar sus objetivos de trabajo.
Por ejemplo:
– El reto del puesto que ocupo consiste en dominar las normas y parámetros en la selección del material idóneo para cada proyecto, de tal manera que los resultados sean los que se requieren.
– Brindar cada vez un mejor servicio a los clientes.
4. Conteste usted ¿cuál es el reto principal que enfrenta su puesto?
Toma de decisiones
Consiste en indicar las decisiones o autorizaciones que puede tomar libremente
Por ejemplo:
– Firmo como apoderado de la compañía en la compra de (servicios o productos) que requieren para un trabajo determinado.
– Decido sobre fechas de entrega de trabajos a clientes.
Dimensiones del puesto
Consiste en anotar todos aquellos datos cuantitativos que repercutan en el objetivo final del puesto o de la organización.
Por ejemplo:
– Nómina anual a mi cargo.
– Autorización anual de cheques.
6. Conteste usted ¿cuáles son las dimensiones de su puesto? (Su puesto puede o no tener este apartado)
Propósito general del puesto
Consiste en elaborar una declaración breve, poco detallada, pero especifica de la razón por la cual existe el puesto dentro de la organización. Es dar a entender la relación del puesto con los objetivos de la organización.
Por ejemplo:
– A partir de un concepto determinado, desarrollo diferentes soluciones gráficas que den respuestas a las necesidades de un cliente.
– A partir de un texto y las especificaciones del cliente proceso la tipografía.
7. Conteste usted ¿cuál es la razón permanente de existir de su puesto, en función de su participación en el logro de los objetivos de la organización?
Dadas las funciones del puesto, ¿pertenece el ocupante a algún comité y/o asociación dentro o fuera de la empresa como miembro activo?
– Si
– No
Si contesta afirmativamente indique a qué comité, cada cuándo se reúnen, cuál es su cargo dentro de dicho comité y cuál es el objeto de la reunión.
8. ¿Cuáles son las funciones especificas asignadas a su unidad?
9. Describa las políticas generales y especificas que orientan la forma de lograr los objetivos de su unidad (proporcione documento en caso de que se encuentren plasmadas).
– Generales
– Especificas
10. ¿Se elaboran programas de trabajo en su unidad?
– Si
– No
¿Cuáles?
11. ¿Con qué unidades establece coordinación para el desempeño de sus funciones?
Unidades
Asunto, objeto de la coordinación
Medio de comunicación
12. ¿Cuántos y cuales procedimientos se llevan acabo en la unidad a su cargo? Total de procedimientos
Nombre de los procedimientos
13.- Explique cada uno de los procedimientos que realiza, señalando si usa alguna forma y a quién se la entrega.
– Procedimiento
– Descripción
– Tipo de forma
– Destinatario
14. Favor de entregar cada una de las formas y explicar su forma de llenado.
15. Definir en cada proceso (uso int: SIPOC)
Proveedor ——- Insumo ——— Proceso ——– Producto/ servicio ——> Cliente
Nombre y firma del que elaboró la entrevista
Fecha
Fuente: Apuntes de Administración IV del FCA de la UNAM
