Características de los sistemas

Para concluir esta breve introducción al enfoque de sistemas es necesario mencionar algunas características que según Parsons, deben poseer los sistemas para poder ser llamados así, a saber:

1. Conseguir los fines y objetivos perseguidos
2. Adaptarse al medio ya la situación dentro de la que han de desenvolverse
3. Conservar su equilibrio interno
4. Mantener su cohesión interna (permanecer integrados)

Por su parte el concepto de sistema abierto implica qué:

a) Existe un intercambio de energía y de información entre el sistema y su entorno, lo cual significa que se encuentra en permanente interacción con el medio ambiente.
b) Ese intercambio o interacción es de tal naturaleza que logra mantener alguna forma de equilibrio continuo.
c) Las relaciones con el entorno son tales que admiten cambios y adaptaciones.

Sin embargo, se debe señalar que todo sistema sufre lo que se conoce como entropía, que constituye un desgaste en la organización producto de su tarea operativa diaria lo cual puede llevar al agotamiento, la desorganización, la desintegración y finalmente la muerte.

Para poder sobrevivir, los sistemas abiertos necesitan detener ese proceso de entropía y reabastecerse de energía, manteniendo su estructura organizativa, adecuando sus sistemas, procedimientos, métodos de control, medios de operación, su potencial humano y los elementos físicos que utilizan.

En este punto entra en acción el proceso de entropía negativa, conocido también como neguentropía, que implica la revisión de esos mismos sistemas, procedimientos, métodos de control, medios de operación, potencial humano y elementos físicos empleados. Luego de ello, la organización se revitaliza y continúa existiendo.

Se pueden citar los casos de empresas como Coca-Cola, Kimberly Clark, General Motors, Colgate-Palmolive, Gerber, Pond’s, Avon, Cementos Mexicanos, Aeroméxico, etcétera, que se han mantenido en su posición actual gracias a la implantación de ese proceso de entropía negativa, de renovación constante. Si se entienden claramente los conceptos de enfoque de sistemas expuestos, se puede comprender con mayor facilidad el DO desde esta importante perspectiva.

De acuerdo con el enfoque de sistema abierto, los sistemas que conforman la organización, tales como la empresa en sí y gente, intercambio de información y recursos con el medio ambiente, pueden variar en función de las exigencias del medio ambiente; por ejemplo, las organizaciones son afectadas por la disponibilidad de materia prima, demandas de los clientes y regulaciones gubernamentales.

Es muy importante entender cómo estas fuerzas externas afectan a la organización para poder comprender su comportamiento interno.

¿Cómo se puede representar un sistema abierto? En principio, es necesario considerar tres aspectos:

1. Entradas (inputs). Se consideran como tales el factor humano u otros recursos tales como materia prima, energía, etcétera.

2. Operaciones. Involucran el proceso productivo o de transformación de la materia prima, luego de lo cual comienza la tercera fase.

3. Salidas (outputs). Son los resultados de lo que es transformado por el sistema.

Asimismo, es importante que este proceso cuente con «retroalimentación» o feedback, es decir, monitorear si se efectúa correctamente todas las fases del proceso.

Fuente: Apunte de Desarrollo Organizacional de la UNIDEG