Catálogo de cuentas
Es una relación ordenada y desglosada de cada una de las cuentas que integran el activo, pasivo, capital contable, ingresos y egresos (costos y gastos) de una entidad; asimismo, indica el número de clasificación que corresponde a cada cuenta.
El catálogo de cuentas tiene como propósito sistematizar la información financiera para facilitar el registro de las transacciones efectuadas por una entidad y la presentación de estados financieros.
La estructura del catálogo de cuentas depende de las necesidades específicas (de análisis o control) de la entidad, pero en todos los casos debe contener por lo menos tres niveles, por ejemplo:
Rubros
Es la subdivisión dentro de cada estado financiero, por ejemplo:
– Activo circulante
– Activo no circulante
– Pasivo a corto plazo
– Pasivo a largo plazo
– Gastos de operación, etcétera
Cuentas
Se refiere al renglón dentro de cada rubro:
Activo circulante
– Caja
– Bancos
– Inversiones en valores
Pasivo a corto plazo
– Proveedores
– Acreedores
– Impuestos por pagar
Subcuentas
– Es la integración de la cuenta. Por ejemplo, si tenemos a más de un proveedor, debemos registrarlos por separado para llevar su control y concentrar el saldo en una sola cuenta.
Hay diversos sistemas para clasificar las cuentas, dado que el catálogo de cuentas debe ser flexible a los cambios que se vayan dando con el tiempo y de acuerdo con las necesidades de la entidad. Por ejemplo: el registro de nuevos clientes o proveedores, apertura de cuentas nuevas en otros bancos, etcétera.
Los sistemas utilizados son los siguientes:
– Numérico. Consiste en asignar un número (secuencia) a cada cuenta.
– Alfabético. Designa con letras cada una de las cuentas.
– Alfanumérico. Combina letras y números para nominar las cuentas.
– Nemotécnico. Consiste en asignar letras que denoten una característica o clave especial para facilitar la identificación de la cuenta.
– Decimal. Utiliza los dígitos de 0 al 9 para denominar rubros, cuentas y subcuentas (es el más fácil de usar).
Fuente: Contaduría Básica I de la facultad de contaduría y administración, UNAM.