Clasificación de las formas y los documentos

Las formas pueden clasificarse en generales, de oficina y de interoficina. Estos tipos se deben separar para facilitar su análisis.

Tipos de formas

– Formas generales: Son aquellas que se elaboran indistintamente en varias oficinas de la empresa; por ejemplo, adscripción de empleados, reportes de ausencias, requisiciones de compras, etcétera.

– Formas de oficina: Son aquellas que normalmente se elaboran para que sean manejadas sólo dentro de la oficina donde se prepararon.

– Formas de interoficina: Son aquellas que se originan en una oficina y pasa a otra, bien sean sus originales, sus copias o todos los juegos.

Una clasificación común de las formas es por la actividad principal para la que se utilizan, es decir, formas de compras, formas de control de calidad, formas de análisis de ventas y formas de nómina.

También pueden clasificarse como de una sola hoja o de copias múltiples.

Otra clasificación es, por formas:

– Internas: Las internas se refieren a los asuntos operados dentro de la empresa. Éstas incluyen las utilizadas por los empleados de la empresa. Los requisitos, informes y la mayoría de las formas contables son representativos de ellas.

– Externas: Se refieren a las transacciones fuera de la misma, como con otras empresas, proveedores, acreedores y clientes.

Fuente: Apuntes de Administración IV del FCA de la UNAM