Compra

Es la primera etapa en el manejo de los inventarios de materia prima. La compra se genera cuando la empresa requiere de un material que no se tiene en existencia y, por lo tanto, debe solicitarse al proveedor. En la mayoría de las empresas existe un departamento encargado de esta función.

Contablemente, la compra se registra de la siguiente manera:

INVENTARIO DE MATERIA PRIMA XXXX
Cx P PROVEEDORES XXX

En la misma cuenta de mayor se registra tanto el material directo como el indirecto. Sin embargo, en el inventario se deberá clasificar y codificar cada uno de los materiales de manera independiente; por ello, al momento de registrar el consumo del material se deberá clasificar como costo de material directo o como Cargos Indirectos de Fabricación (CIF).

En la compra deberá tenerse en cuenta que los proveedores son una fuente de financiación para la empresa al ofrecer posibilidades de crédito, las cuales deberán ser analizadas para escoger la opción que más le convenga a la entidad; por ello, se debe considerar lo siguiente:

Si la factura ofrece una política de crédito sin ningún interés se dice que el costo financiero es cero.

Si la factura cuenta con una política de crédito y además ofrece un descuento por pronto pago (descuentos financieros) pueden ocurrir dos situaciones:

a) si la empresa toma el descuento el costo financiero es cero;
b) si la empresa no toma el descuento el costo financiero es alto.

Debe existir un único departamento con la función exclusiva de ordenar las compras.

Cuando existen varios almacenes con potestad de comprar, deben cerciorarse antes de la adquisición de que en el almacén central no existe o que su traslado no garantiza el tiempo de respuesta necesario. Debe tenerse un buen conocimiento del proveedor. La empresa debe tener un directorio de proveedores inscritos donde se conozca:

– Productos ofrecidos.
– Descuentos.
– Calidades.
– Oportunidad en la entrega.
– Precios.
– Políticas de crédito.

Recomendaciones:

– No deben aceptarse productos que no se hayan solicitado o que no cumplan las especificaciones.
– El recepcionista debe conocer los productos solicitados. o Debe cumplirse con la normatividad en compras.
– Debe garantizarse oportunamente el ingreso de los productos a la aplicación de inventarios (Kárdex).
– Una buena política de inventarios debe asegurar que no se compra por consumismo.

Frente a los proveedores y a la compra misma se debe responder:

¿Se mantienen buenas relaciones?
¿Se cancelan las facturas puntualmente?
¿Se logran los descuentos financieros? ¿Se cumplen los pactos?

Fuente: Apuntes de Costos y presupuestos de la FCA de la UNAM