Conceptualización de las formas y documentos

“Se puede enunciar una definición sencilla y satisfactoria: una forma de oficina es un papel impreso que proporciona un espacio para poner información que debe ser trasmitida a otros individuos, departamentos o empresas.”

Los ejemplos comunes incluyen etiquetas de costos, cuentas de gastos, órdenes de fábrica, requisiciones, datos de ventas, órdenes de compra, facturas y notas de crédito.

Al diseñar una forma de oficina es prudente contar con la ayuda de los expertos en diseño de formas, ya que están preparados y tienen experiencias en este tipo de trabajo.

De acuerdo con Franklin “Es la herramienta o medio de comunicación escrito normalmente impreso a través de un instrumento de reproducción gráfica, que por lo general contiene información fija escrita y espacio para información variable.”

Formatos

Los formatos son todas aquellas formas o documentos que se utilizan periódicamente para registrar información y evidencia relacionada con el sistema de trabajo de la organización; forman parte de la normalización de la organización.

Uso de los formatos:

– Recopilar y analizar información.
– Documentar el avance y situación de un producto a través de un proceso.
– Monitorear y rastrear información.
– Hacer comparaciones de un periodo a otro.
– Solicitar actividades específicas (materiales, documentos, información, etc.)
– Obtener aprobaciones/ autorizaciones.
– Servir como base para la innovación y mejora continua.

Los formatos tienen que ver con clientes, proveedores, procesos, colaboradores, gerencias, direcciones, sindicato, gobierno, comunidad, etcétera.

Ejemplos:

– Etiquetas de costos
– Cuentas de gastos
– Órdenes de fábrica
– Requisiciones
– Datos de ventas
– Órdenes de compras
– Facturas
– Notas de crédito

Fuente: Apuntes de Administración IV del FCA de la UNAM