Conceptualización y tipos de manuales

El manual de procedimientos es un documento que está integrado fundamentalmente por dos cosas: los procedimientos y los formatos.

En él se puede comprender paso a paso el conjunto de operaciones que se realizan en una función y los documentos que se generan en ella.

Joaquín Rodríguez Valencia: Representan un medio de comunicación de las decisiones de la administración concernientes a políticas, organización y procedimientos.

Miguel Duhalt Krauss:Es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática información y/o instrucciones sobre historia, políticas, procedimientos, organización de un organismo social, que se consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo.

Lourdes Munich Galindo: Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática información acerca de la organización de la empresa.

Los manuales administrativos o de procedimientos sirven para conocer las funciones de la organización; esto responde a las preguntas ¿quién lo hace?, ¿cómo lo hace?, ¿qué pasa si no lo hace?, ¿dónde lo hace?

En las organizaciones es muy importante delimitar las actividades y responsabilidades; por ello, es necesario conocer ciertas ventajas y desventajas de elaborar manuales administrativos.

A continuación se consideran las siguientes:

Ventajas:

– Representan de forma gráfica cada uno de los procedimientos.
– Delimitan las operaciones.
– Permiten que se conozca las funciones de un puesto determinado en caso de existir una vacante.
– Facilita la capacitación de los de nuevo ingreso.
– Apoya en la inducción del puesto.
– Sirve para la revisión y mejora de los procedimientos.
– Promueve la simplificación del trabajo.
– Sirve como medio de información.
– Estandariza las rutinas de trabajo.
– Facilita las labores de auditoría.
– Delimitan la autoridad y responsabilidad.
– Evitan duplicidades.

Desventajas:

– Existe la posibilidad que se tengan, pero no se consulten.
– Se capacita, pero la mayoría de las veces no se contempla lo expuesto en los manuales administrativos.
– Son laboriosos de hacer.
– Se requiere de un diagnóstico, pero la mayoría de las veces no se realiza y se elabora sobre la marcha.
– La falta de conocimiento en la elaboración no facilitala simplificación del trabajo.

Fuente: Apuntes de Administración IV del FCA de la UNAM