Conversión – Implementación de los sistemas de información
Esta fase se refiere al proceso de instalación del sistema diseñado, incluyendo cualquier equipo y software comprados. Las actividades de esta fase varían mucho de autor a autor, ya que algunos consideran que dentro de la fase de implementación (también llamada implantación) se encuentra la programación, las pruebas y el uso del nuevo sistema; sin embargo, siguiendo con la metodología del ciclo de vida, solo incluiremos las actividades que no hemos tratado en las fases anteriores, como son: el entrenamiento del personal, la preparación del lugar para la instalación del equipo, la conversión de archivos y del sistema, la aceptación del nuevo sistema y su evaluación.
Educación y entrenamiento de personal. Es común que el personal (operadores de entrada) requiera de entrenamiento para utilizar adecuadamente el nuevo sistema, los programadores también pueden necesitar de entrenamiento para completar la implementación del sistema o para mantenerlo, y los usuarios deben educarse también acerca de las capacidades del sistema, así como para saber cómo reunir y preparar los datos para el mismo.
Es recomendable que la labor de entrenamiento y educación se comiencen tan pronto se conozcan las características generales del sistema, para que en cuanto el sistema esté listo, también las personas involucradas estén preparadas para usarlo. De esta manera se trata de asegurar que el personal coopere y utilice el nuevo sistema. Durante las sesiones de enseñanza se describe el nuevo sistema, se introduce la nueva tecnología incorporada al nuevo sistema y se analizan las ventajas esperadas en relación con el sistema antiguo.
Preparación del lugar para la instalación del equipo. En el caso de que el sistema haya requerido equipo nuevo, debe prepararse un lugar para instalar la computadora. La seguridad física requiere cuidado de almacenamiento a prueba de fuego para archivos y programas críticos, cerraduras de seguridad en las puertas del lugar e instalaciones de detección y prevención de incendios. La seguridad física debe considerarse como parte de un programa general de seguridad que incluya seguridad con palabras clave y otras precauciones.
Los sistemas de computadoras grandes requieren un ambiente controlado cuidadosamente, incluyendo control de temperatura (sistemas de aire acondicionado), control de humedad y control de polvo. Algo de suma importancia es una fuente de poder continua y estable (corriente regulada). En general, es mínima la preparación que se requiere para instalar las microcomputadoras, pero las variaciones en el suministro de energía eléctrica pueden dañar sus dispositivos (aunque sean mínimas) lo cual se puede prevenir instalando dispositivos de regulación de variaciones.
Generalmente, se prohíbe fumar cerca de las microcomputadoras ya que sus componentes electrónicos son sensitivos al humo. Aunque con frecuencia se pone muy poca atención a los factores de comodidad humana (ergonomía) al diseñar sistemas de información, cabe mencionar que éstos hacen menos fatigantes y más eficientes las operaciones en las estaciones de trabajo personales.
La instalación y verificación de un equipo nuevo y de los programas más complejos normalmente están supervisadas por los proveedores, de igual manera los ingenieros de la compañía vendedora instalan el equipo de hardware y realizan pruebas para verificar que funcione correctamente.
Conversión de archivos. Si se diseñan nuevos archivos para reemplazar los actuales, los datos de estos últimos deben convertirse para que sean compatibles con el nuevo formato y estructura del archivo, y después deben capturarse en los nuevos. Esta conversión se puede hacer manualmente o con ayuda de programas de conversión; la decisión de hacerlo de una u otra manera es muy importante y muchas veces depende del tamaño del proyecto.
Una conversión realizada manualmente requiere imprimir los contenidos de los archivos de datos actuales y utilizar estas impresiones como la base para recuperar los datos en forma alterada según lo requieran los nuevos estándares del archivo, al realizar esta tarea es común que se cometan errores de captura. De otro modo tendrían que escribirse programas para convertir los datos de los archivos existentes al formato de los nuevos, crearse otros programas para transferir electrónicamente datos, de los archivos viejos a los nuevos; la desventaja es que estos programas quedarían sin valor una vez terminada la conversión.
Conversión de sistemas. Cuando el nuevo sistema (o una parte de él) está listo para su operación. Se usa uno de cuatro métodos de arranque: operaciones paralelas, arranque directo, arranque en fases o, estudio piloto.
La menos riesgosa y más frecuentemente usada en casos de reemplazo de un sistema es la de operaciones en paralelo. El sistema se corre “paralelamente” con el antiguo por un periodo de días, semanas o hasta meses si fuera necesario; es decir, tanto el nuevo sistema como el antiguo procesan las mismas transacciones. Un beneficio de las operaciones paralelas es que proporciona la seguridad de que el nuevo sistema funciona correctamente y de que logrará realizar el trabajo porque si se llegara a descubrir una falla o un defecto serio en el sistema cuando el antiguo ya se ha desmantelado, el resultado sería un retraso en el procesamiento de datos o un gasto adicional.
Un nuevo sistema puede tener varios errores, aunque esté muy bien diseñado e implantado, así que correr los mismos datos a través de ambos sistemas en paralelo permite comparar los resultados del procesamiento entre los dos sistemas y detectar pequeñas fallas en el nuevo.
El arranque directo es la forma más riesgosa porque significa reemplazar el antiguo sistema con el nuevo, aún sin estar completamente seguros de que éste funcione correctamente. El arranque directo se usa cuando la conversión debe realizarse rápidamente, cuando no hay suficiente espacio o personal para llevar el sistema en paralelo, o bien, cuando existe un alto grado de confianza de que el nuevo sistema funcione satisfactoriamente.
Un arranque en fases comprende la secuencia de las actividades de investigación de sistemas para que se diseñen e instalen módulos separados en momentos diferentes; entonces cada uno puede comenzar la operación tan pronto como esté listo. Debido a que cada módulo sólo es una parte de todo el proyecto, cualquier problema de operación con un módulo específico es poco probable que interrumpa las operaciones con gravedad, y, cuando llega a pasar, en general puede corregirse antes de que el siguiente módulo comience a operar.
El arranque por estudio piloto se usa cuando eventualmente se implantan muchos sistemas idénticos o similares en varios departamentos, sucursales o divisiones. El sistema se diseña, pero inicialmente se implanta sólo en una de las unidades de la organización para probarlo. Cuando se encuentran y corrigen todos los problemas, el sistema se implanta en las otras unidades.
Aceptación del nuevo sistema. Cuando ya se ha usado cada una de las funciones de un nuevo sistema o programa y está libre de errores en su procesamiento, debe hacerse una revisión detallada en la que se determine sistemáticamente que los problemas anteriores han sido resueltos con el nuevo sistema. Después de esta revisión, el sistema se acepta con toda formalidad; ya no está “a prueba” y se usa en forma rutinaria para las operaciones.
Finalmente todas las partes involucradas en el proyecto firman un documento en el que se especifica que el sistema está completo y les es aceptable. En el caso de haber requerido hardware o software de un proveedor externo, es recomendable realizar una evaluación del desempeño del nuevo sistema (auditoría posterior) antes de firmar el documento que da por terminadas las obligaciones.
Evaluación del sistema o auditoría posterior. Se lleva a cabo para identificar puntos débiles y fuertes del sistema implantado. La evaluación ocurre a lo largo de cualquiera de las siguientes dimensiones: evaluación operacional, impacto organizacional o desempeño del desarrollo.
En la evaluación operacional sé califica la manera en que funciona el sistema, esto incluye su facilidad de uso, tiempo de respuesta ante una necesidad o proceso, la manera en que se adecuan los formatos, en que se presenta la información, y su nivel de utilidad.
El impacto organizacional se mide a través de los beneficios operacionales para la empresa en el área de finanzas (costos, ingresos y ganancias), también con la eficiencia, el desempeño laboral e impacto competitivo obtenidos, así como la rapidez y organización en el flujo de información interna y externa.
El desempeño del desarrollo. Es la evaluación del proceso de desarrollo tomando en cuenta ciertos criterios como que el tiempo y esfuerzo en el desarrollo concuerden con el presupuesto y los estándares u otros criterios de administración de proyectos. Además se incluyen la valoración de los métodos y herramientas utilizados durante el desarrollo del sistema.
Los objetivos de realizar una auditoría posterior son los siguientes:
– determinar si el sistema resuelve el problema o problemas que se tratan de resolver;
– determinar hasta qué punto el sistema satisface las necesidades que se especificaron en el informe de requerimientos del sistema; determinar, después de la experiencia con el sistema, si existen nuevas oportunidades para mejorarlo;
– establecer si el sistema se terminó a tiempo y con el presupuesto asignado y, si no, por qué;
– y finalmente, evaluar el desempeño de los miembros del equipo de investigación de sistemas.
Fuente: Informática I de la facultad de contaduría y administración, UNAM.
