Cuerpo del Informe de Auditoría Interna
En el cuerpo del Informe de Auditoría Interna se presentarán los aspectos individuales y se tratará de manera particular y específica situaciones especiales, dicho cuerpo podrá estar integrado de las siguientes partes:
Un encabezado: donde se describirán razonablemente las situaciones. Ejemplo: excesivas desviaciones en la calidad de los productos.
Hallazgos: aquí se describirá brevemente los principales hallazgos, incluyendo las condiciones existentes, los estándares particulares violados y un juicio de las causales.
En este punto es recomendable incluir solo información directa y pertinente a la conclusión o recomendación y con la mayor brevedad posible.
Conclusiones y recomendaciones: los hallazgos son la base de nuestras conclusiones o de nuestra posición final, siendo por esto importante que el auditado este de acuerdo con lo que se le plantea y que acepte las medidas correctivas sugeridas a seguir, ya que toda conclusión servirá para la adecuada toma de decisiones.
Comentarios del auditado: aquí es donde se plasmarán las reacciones del auditado respecto a los hallazgos, cabe aclarar que cuando existan diferencias de opinión o circunstancias atenuantes; el informe de Auditoría deberá incluir los comentarios del auditado y los puntos de vista del auditor.
Párrafo final o firma: es un párrafo de cierre en el se expresará la apreciación acerca de la cooperación y asistencia de la Auditoría.
Debemos considerar el incluir en este apartado las frases de: atentamente, respetuosamente, a sus apreciables ordenes, etc. Frases que ayudarán a dar un formalismo y cordialidad al informe.
La firma del Auditor que preparó el informe es un punto importante a considerar en esta sección.
Otro punto importante es la distribución: donde se deberá incluir un listado de los ejecutivos que recibirán copia de este informe, ya que esto ayudará a fincar responsabilidades individuales que involucren las áreas específicas y por lo cual deberán afrontar la responsabilidad de contestar a dicho informe.
Se puede incluir como complemento de este informe un resumen especial o informe complementario para algunos usuarios del informe. Teniendo como propósito el proporcionar información extractada sin la necesidad de acudir al informe final.
Esto es aplicable cuando estamos hablando de informes muy complejos y voluminosos. Es muy útil para aquellos usuarios que solo requieren de una parte de los resultados.
Es esencial que después de esto efectuemos una reunión de cierre de Auditoría ya que representará la principal oportunidad para demostrar y consolidar la solidez de los resultados de su trabajo y poder realizar aquellas modificaciones que pudiesen estar justificadas.
Otro punto importante a tratar es el seguimiento del informe, lo cual tenemos contemplado en el pronunciamiento institucional 440 Seguimiento.
Donde se nos señala la obligación de dar seguimiento de los informes y observaciones para asegurarse de que se tomaron las acciones apropiadas de lo ya reportado para así poder alcanzar los resultados esperados, ya que será decisión y riesgo del consejo y de la administración el no adoptar las medidas y acciones correspondientes. Esto deberá estar por escrito.
La naturaleza, tiempo y extensión de dicho seguimiento será determinado por el director de Auditoría Interna.
Existen ciertos factores que se deben considerar para poder determinar los procedimientos apropiados de seguimiento y son:
– Importancia del hallazgo encontrado.
– Grado de esfuerzo y costo para corregir lo reportado.
– Riesgos de no adoptarse las acciones correctivas.
– Complejidad de la acción correctiva.
– Tiempo involucrado.
Podrá haber ciertos hallazgos que por su importancia requieran de acciones inmediatas, en este caso su seguimiento se puede dar como parte de la siguiente Auditoría.
Siempre será necesario cerciorarse de que las acciones correctivas remediaros las condiciones negativas.
Será el director de Auditoría el responsable también del programa de seguimiento, como parte del plan de Auditoría, para así poder emitir el Informe de Auditoría de seguimiento.
Fuente: Apuntes de Auditoria Interna de la FCA de la UNAM
