Desarrollo de estándares y procedimientos

Los primeros estándares y procedimientos que deben ser desarrollados y documentados deben ser aquellos para el establecimiento y documentación de los estándares y procedimientos de los centros de datos. El proceso completo puede ser separado convenientemente en siete fases:

1. Iniciación del proyecto. El administrador del centro de datos es responsable de la iniciación de este proyecto. Esto es logrado mediante la selección de un título para el proyecto, la definición de su alcance, la elección de una persona para que sea el controlador del proyecto y la elección de una persona para que sea el editor; la misma persona puede ser ambos coordinador y editor del proyecto. El título seleccionado puede ser simplemente «manual de preparación» o más completo podría ser «preparación del manual de estándares y procedimientos del centro de datos». En cualquiera de los casos el administrador del centro de datos debe establecer, en términos generales lo que será incluido. Con el alcance del proyecto definido, el siguiente paso es el escoger el controlador del proyecto. Esta persona debe tener la habilidad administrativa para dirigir y coordinar todas las actividades y el conocimiento técnico para juzgar la razonabilidad del material preparado.
2. Preparación del proyecto. El controlador del proyecto utiliza la declaración del alcance del proyecto del administrador del centro de datos como un punto de inicio en la preparación del bosquejo para el manual. A través de discusiones con otros, podrían añadirse tópicos adicionales, podrían sugerirse subtópicos y sugerirse tópicos alternos y títulos de tópicos. En adición, cuando se ha completado el manual, la reestructuración podría requerir una redefinición extensiva. Por lo tanto, los comentarios sobre estructura deberían ser obtenidos de aquellos con una idea de lo que debería contener y cómo debería ser usado, y sus comentarios deberían ser tomados seriamente. El bosquejo es entonces mostrado a la administrador del centro de datos para su aprobación, cersiorandose de mencionar cualquier comentario significativo realizado y cualquier arreglo de alternativas. Con el acuerdo sobre el bosquejo, el controlador del proyecto selecciona los tópicos a ser realizados, prepara un calendario y determina quien debería preparar los diversos tópicos. Cada calendario debería ser documentado en un diagrama de Gantt, y este diagrama debería ser acompañado por un documento estableciendo quien está asignado a cada tópico. Es entonces cuando se le pide al administrador del centro de datos su aprobación para el calendario y asignaciones al personal.
3. Preparación del borrador. Cada escritor asignado a preparar material discute con el controlador del proyecto que será incluido para cada tópico, la manera de presentación y el grado de detalle. Con estos aspectos clarificados, el escritor está entonces listo para recopilar el material requerido, incluyendo muestras de cualquier tipo de formas y reportes referenciadas. Muchos supervisores podrían no conocer en la actualidad los detalles de lo que cada miembro del staff realiza o, en otras circunstancias, puede conocer los detalles pero estar más preocupado con el efecto general, olvidando suministrar detalles. Es una ocurrencia frecuente, por ejemplo en el desarrollo de sistemas de aplicación, que las personas más conocedoras en los departamentos de usuarios no sean cuestionadas a fondo. El centro de Cómputo ha sido la víctima de estos sistemas diseñados arriesgadamente, al igual que los usuarios finales. Conforme la información es recabada, es más probable que se vuelvan más aparentes nuevas relaciones y requerimientos para tópicos. Debería prepararse un bosquejo actualizado y ser aceptado por el coordinador del proyecto. Después que la información ha sido recabada, es organizada y es escrito un primer borrador. El objetivo en este momento es el producir un borrador estructurado lógicamente que muestre claramente la información; la preocupación no es el qué tan bien sea expresada la información.
4. Revisión del Borrador. El primer borrador ha sido preparado y ahora es tiempo de revisar su contenido y organización. Lo que se desea son respuestas a las siguientes preguntas:
• ¿Qué información es imprecisa?
• ¿Qué información está extraviada?
• ¿Qué requiere clarificación?
• ¿Qué reestructuración es aconsejable?
• ¿Qué gráficas y diagramas serían útiles?

Un método excelente para localizar deficiencias es el simular el procesamiento actual, para seguir los procedimientos y observar dónde podrían ocurrir confusiones o problemas. Cuando se hace referencia a las formas, estas deberían ser llenadas como se indica. Es hasta recomendable el tener las personas menos experimentadas en el centro de datos para que traten de seguir los procedimientos presentados. Esta práctica es excelente cualquier instrucción extraviada no será realizada automáticamente, si no que en lugar de esto causará que el procesamiento se detenga o al menos que se realice inadecuadamente. Un novato en cuanto a terminología del centro de datos hará aparente cuales términos y frases deben ser definidas.

5. Revisión de substancia. Los escritores pueden ahora incluir los comentarios dignos de atención y recomendaciones en la primera revisión del texto. Obviamente, antes de rechazar comentarios y recomendaciones, su rechazo debería ser justificado. Si su validez es cuestionable, o si su significado no es claro, debería llamarse a una junta para clarificar y juzgar la validez. Una vez que se ha decidido qué adiciones, cambios y posiblemente eliminaciones deberían realizarse, es la responsabilidad de los escritores el realizar estos cambios. Aunque realizarán cambios a la debilidades obvias de expresiones y errores, su principal responsabilidad es el revisar el contexto y estructura.
6. Revisión de expresión. El editor revisa la conformidad para corregir el uso del lenguaje y los estándares del estilo de la organización, los cuales deberían incluir información tal como numeración de tópicos, localizaciones y capitalización de cabeceras, información en bloqueos e indentación y exhibir identificación y referencia. Para las organizaciones sin estándares de estilo, el editor debe seleccionar ya sea un manual existente para usar como un modelo o personalmente establecer los estándares de estilo básicos. Las revisiones del editor son entonces tecleadas como una copia final para el manual, o, como algunas organizaciones prefieren la copia final es compuesta. El editor revisa la copia final y realiza cualquier corrección necesaria, y después checa que las correcciones fueron hechas apropiadamente.
7. Impresión y distribución. Después de que los manuales han sido impresos y el editor ha verificado que todas la páginas hayan sido impresas y ensambladas correctamente, es aconsejable el tener seminarios de orientación. En estos seminarios pueden ser estresada la significancia y beneficios esperados de los estándares y procedimientos, y la organización del manual puede ser explicada. El propósito principal de estos seminarios es el de fomentar la aceptación y adherencia y para explicar cómo puede ser accesada rápidamente la información. Una vez que el manual está en uso no termina aún la responsabilidad de su utilidad. Una o más personas deben ser responsables del monitoreo de la adherencia con su contenido y para verificar su precisión. Y cuando sea necesaria la actualización, las revisiones deben hacerse en una manera oportuna razonable. Los retrasos excesivos conducen a errores y confusión y destruyen la confianza del personal sobre el contenido del manual.

Fuente: Apunte Administración de servicios de cómputo del Instituto tecnológico de la Paz