Diseño de la forma y/o procedimientos
Con el objeto de comprender la relación de las formas y documentos con los procesos y/o procedimientos se pueden contemplar siete consideraciones funcionales principales que ameritan ser estudiadas y que son las siguientes:
1. Propósito de la forma
La primera consideración es el trabajo en el cual va a utilizarse la forma. En realidad, una forma de oficina es un mapa de carreteras de trabajo.
Muestra el flujo y la secuencia que debe seguirse. La forma dirige al empleado desde el principio hasta el final del trabajo. Como es natural, también tiene importancia la apariencia general de la forma.
Sin embargo, la principal consideración es su valor al utilizarla. Podemos decir que la utilidad es lo primero y la apariencia lo segundo, pero la respuesta ideal es maximizar cada una de ellas en el diseño de una sola forma.
2. ¿Qué propósito incluir?
Conociendo el propósito de la forma y observando su aplicación, si ahora está en uso, se llega a la decisión respecto a qué información incluir en ella. Es difícil mantener tales datos en la mente, de manera que es preferible anotarlos con la intención de reunir más datos que quizá sean necesarios.
El verdadero diseño de la forma con frecuencia revela la necesidad de contar con más datos de los que se tenían inicialmente. Se puede obtener ayuda en esta línea contestando a preguntas como las que Terry propone a continuación:
– ¿Qué información es necesaria para lograr el propósito indicado?
– ¿Quién usa la forma; para qué propósito; en qué manera y en qué secuencia?
– Específicamente, ¿qué hace cada uno de los empleados involucrados con la forma?
– ¿Cómo llega la forma de uno a otro empleado en la secuencia?
– ¿Qué sugestiones ofrecen los actuales o futuros usuarios de la forma?
– ¿Puede simplificarse o eliminarse parte de la información?
– ¿Es satisfactorio el tamaño de la forma?
– Si la forma es simplificada o eliminada ¿qué problemas resultarían?
3. Identificación adecuada
El nombre de la forma debe sugerir su propósito. Por lo general, la identificación se encuentra en la sección introductoria. El centro o la esquina superior de la izquierda se prefieren para colocar el nombre de la organización.
La numeración de todas las formas ayuda a identificarlas y sirve como una rápida referencia. El número de identificación debe colocarse en un sitio conveniente, de preferencia cerca del título.
En caso de formas con varias copias, por lo general es aconsejable numerar cada copia para una referencia conveniente. También puede obtenerse una rápida identificación usando papel de distintos colores.
4. Secuencia de los renglones
El orden deberá ser, principalmente, el del flujo normal del trabajo y deben estar agrupados los puntos relacionados. Cuando se transcriben renglones de una forma a otra, éstos deben arreglarse en la misma secuencia en ambas formas.
5. Modelo general de la forma
El método de terminarla es de importancia. Si el trabajo va a hacerse a mano, es necesario un espacio amplio para la escritura y es conveniente que la forma sea rayada.
Ahora bien, si el formato se requisita por medio de un sistema o base de datos, también se tiene que contemplar el número de espacios que le debemos determinar.
Existen diversas formas para determinar espacio en los formatos para la información:
– Casillas.
– Espacios con renglones.
– De columnas.
– Mixto (columnas con espacios con renglones o casillas).
Si la forma se va requisitar, debe incluir leyendas para facilitar su llenado (recordaremos que no se dice “llenar” sino requisitar).
6. Número de copias
El que se usen formas de un solo tanto o con varias copias depende principalmente de dos consideraciones: quién necesita una copia y cuándo se necesita la copia. Se utiliza solo una sola copia cuando sólo se necesita el original.
7. Tipo de forma
Existen diversos tipos o arreglos de las formas de oficina:
– Pieza postal.
– Receptáculo para datos.
– Diseño continuo.
– Tipo talón.
– Automatizadas.
Consideraciones Físicas
Actualmente, pensar en las consideraciones físicas tiene sus salvedades, pues la tecnología está provocando cada día más que las impresiones de los formatos disminuyan. En México, ese proceso es más lento por lo que implica tener esa tecnología. Aun siendo así, existen unas consideraciones físicas, como son la tinta, tipo de impresión, el papel (peso, grado, grano, color y tamaño) y copias al carbón.
– Tinta: Debe proporcionar un contraste adecuado con el papel y además una impresión clara, uniforme y tersa. El uso de más de un color en la forma aumenta su costo.
– Tipo de impresión: Para toda forma es preferible mantener a un mínimo los tamaños y estilos de los tipos. Los conceptos de igual importancia deben imprimirse en el mismo tipo en toda la forma.
– El papel: Se deben contemplar las cinco propiedades físicas del papel:
1. Peso. Por lo general, el papel se vende por peso. El papel más ligero que dé resultados satisfactorios es el que deberá utilizarse.
Entre los factores que determinan el peso adecuado del papel está el número de copias, cantidad de manejo, propósito de la forma, cómo se va a archivar, tiempo que se retiene y si se va imprimir por uno o por ambos lados.
2. Grado. El grado del papel se refiere a la calidad y está basado principalmente en las clases de materiales utilizados en el proceso de su fabricación. El grado que se seleccione para una forma está subordinado a cosas tales como duración de la forma, cantidad de manejo y apariencia.
3. Grano. El grano del papel determina su rigidez. El papel se dobla con más facilidad y rapidez cuando se dobla paralelo al grano.
4. Color. Con frecuencia el papel de color para las formas de oficina proporciona un medio efectivo para lograr un fuerte atractivo, una identificación exclusiva y un medio sencillo para facilitar su manejo. Sin embargo, el papel de color suele costar más que el blanco.
5. Tamaño. El tamaño de la forma está determinado por la cantidad de información, el tamaño económico del papel, el tamaño y tipo del equipo y de las máquinas de oficina y por los requisitos mecánicos.
– Copias al carbón: Pueden obtenerse en varias formas:
1. Insertando el papel carbón a mano.
2. Carbón que sólo se utiliza una vez debido a que está intercalado en la forma.
3. Carbón en la máquina (utilizando un dispositivo) y zonas de carbón encerado aplicadas al reverso de la forma durante el proceso de fabricación.
Fuente: Apuntes de Administración IV del FCA de la UNAM
