El Oficio

Es el escrito que sustituye a la carta en los trámites que se realizan entre las dependencias gubernamentales y los particulares que a ellas acudan. Los datos que debe de contener el oficio son la expresión clara del motivo del oficio en sobriedad de estilo; es decir, sin adorno literario alguno. Los elementos del oficio:

a. Membrete: El papel empleado por las dependencias de gobierno ostenta el escudo nacional, impreso en el ángulo superior izquierdo. No lleva dirección
b. Referencias: Un cuadro clasificador que contiene, generalmente, dependencia, sección, mesa, número de oficio y expediente.
c. Asunto: Es la síntesis del motivo del escrito.
d. Fecha: Día, mes y año en que se gira el oficio.
e. Destinatario: En esta parte suele consignarse el cargo de la persona que debe leer el oficio; el nombre se escribe cuando el puesto no sea de fácil identificación o haya varios funcionarios que ejerzan el mismo puesto. El domicilio se escribe cuando así lo amerite el caso.
f. Texto:Exposición clara del motivo del escrito. En el oficio se trata un solo asunto a la vez, ya que la distribución de la correspondencia en las diferentes dependencias se hace en función de lo que a cada una corresponda.
g. Despedida:Fórmula de cortesía para dar por terminado el escrito. Generalmente se usan expresiones como “Atentamente”, “Respetuosamente” y “Muy atentamente”.

Fuente: Apuntes de Administración IV del FCA de la UNAM