Estructura de una forma y/o documentos
Toda forma de oficina consiste de tres secciones principales:
1. Introductoria.
2. Área de trabajo
3. Conclusión.
La sección introductoria por lo general se encuentra en la parte superior e incluye el título y el número de la forma, la ruta, la leyenda “despáchese a”, el nombre del cliente y su dirección, así como las instrucciones principales sobre la manera de llenar la forma.
Algunos prefieren colocar las instrucciones al pie de la misma, pero en ese lugar quizá no se vean sino hasta después que se haya llenado la penúltima parte de la forma; de la misma forma ocurre cuando se colocan las instrucciones al reverso de la hoja.
Las formas externas deben llevar el nombre de la empresa y su dirección, de preferencia en la parte superior. En cuanto a las formas internas, se debe omitir el nombre de la empresa, excepto en aquellas formas que pueden servir de prueba en un juicio.
En el cuerpo se determinan los espacios que constituyen precisamente la acción que tiene lugar en la introducción
Por lo general se le conoce como cuerpo principal, es la parte más grande de la forma. Aquí, lo importante es determinar para la información un espacio y arreglo adecuados; el espacio debe ser el suficiente para toda la información necesaria y estar diseñado para facilitar los asientos y reducir los errores.
El uso adecuado de líneas, columnas, alineación de los datos, espacios y anotaciones en los casilleros, son esenciales en esta sección.
La conclusión, al final de la forma, incluye información relativa a lo que le sucede a ésta a continuación. La autorización, firma y la declaración de las condiciones bajo las cuales son válidos los datos tipifican el contenido de esta sección de la forma.
Fuente: Apuntes de Administración IV del FCA de la UNAM
