Estructura operativa del departamento de auditoria interna

La estructura operativa se compone de los elementos básicos necesarios para el ejercicio de la Auditoría Interna, partiendo desde el programa de trabajo, los programas específicos, los índices, las marcas, la evaluación del personal, el control de tiempos, capacitación y entrenamiento y el archivo de Auditoría, independientemente de las modalidades de Auditoría a practicar: administrativa, operacional y financiera.

Son elementos básicos a considerar para el ejercicio de la Auditoría Interna:

a) Programa de trabajo. Documento de planeación, en el que se consignan los trabajos a realizar, se diseña por 1 año calendario.

Diseño de programa de trabajo anual se consideran

– Definición de prioridades y otras intervenciones a desahogar en ese año.
– Requerimientos de la admón. Y otras áreas.
– Atención Auditores externos y gubernamentales.
– Tiempos para emergencias.
– Derrama por meses.

Se aceptarán sugerencias de la administración, y otras áreas interesadas, ejecutivos de niveles medios, gerentes y supervisores.

También son elementos a considerar en su formulación: el volumen de incidencias, hallazgos u observaciones detectados de auditorías anteriores, soluciones, seguimientos, etc.

b) Programa específicos de Auditoría

Son los pasos a seguir, indicando procedimientos, extensión y su relación o conexión con los papeles de trabajo. Representa la selección de los mejores métodos para hacer bien su trabajo y dejar constancia de ese trabajo.

c) Índices. Permiten localizar y conocer el lugar exacto de donde se encuentra una cédula dentro del expediente o archivo y el legajo de Auditoría. Se anotan con lápiz rojo, en la parte superior derecha de la cédula de Auditoría.

Ejemplo:
– 100 Conceptos generales.
– 101 Programa general de Auditoría.
– 103 Estudio general.

d) Catálogo de marcas. Son símbolos utilizados para señalar en los papeles de trabajo el tipo de revisión y la prueba efectuada, facilitando el trabajo, se aprovecha el espacio, facilita la supervisión.

Ejemplos:
= reúne requisitos administrativos.
= Inspeccionado físicamente.
= cálculo correcto.

e) Cuestionarios para evaluar los objetivos de control interno por ciclos de transacciones. Es un listado en forma de preguntas donde se agrupan las transacciones en un ciclo de operaciones interrelacionadas e Inter-actuantes (Ciclos de ingresos, compras, producción, nóminas y tesorería).

El Auditor interno podrá formular sus propios cuestionarios de acuerdo a las necesidades.

Entre otros elementos se encuentran:

Control de horas trabajadas y no productivas en Auditoría

Es para conocer las horas empleadas en Auditoría (productivas) y las no empleadas en asignaciones directas de Auditoría, pero que se utilizan en otras actividades dentro del área (no productivas).

Permite conocer el tiempo laborable, cómo se ocupó, qué se hizo, cuándo, es una herramienta para el grupo, de control interno y de tiempos.

Existen los reportes periódicos de ocupación de tiempo o cédula de control de tiempos, la cual permite conocer y controlar el tiempo invertido y ocupado por cada miembro del grupo de Auditoría.

Cada auditor elaborará su propia cédula con su nombre y puesto, señalando con una cruz el cuadro aplicable, si es por primera quincena o segunda, mes y año. Sirve de autocontrol.

– En la asignación indicará el tipo de Auditoría y la unidad administrativa, actividad o área a revisar.
– En actividad desarrollada se informará lo que se hizo, pasando a la siguiente sección, del mismo renglón asentando la fecha y el número de horas trabajadas.
– En la columna de total se sumarán las horas aplicadas, en la quincena, a la asignación y actividad desarrollada.
– El subtotal sumará el total de horas empleadas en Auditoría, por día y por quincena.

La sección de horas no empleadas en Auditoría, actividad desarrollada

Se utilizará para informar sobre el tiempo invertido en otras actividades que no son propiamente de Auditoría, pero que se ocuparon en el mismo grupo como: participación en la administración interna del mismo grupo, capacitación y entrenamiento recibido e impartido, juntas y reuniones internas de evaluación y desarrollo, vacaciones, permisos, etc. Su llenado es igual que la anterior.

El renglón de total recibirá la suma de los subtotales de las dos secciones, para llegar a un estándar de ocho horas diarias, que multiplicadas por el número de días laborables, dará el total de horas ocupadas a la quincena.

La cédula de control de tiempos contempla una sección de observaciones, donde deberá asentarse la firma de quienes intervienen en el proceso para su conocimiento y aprobación.

Fuente: Apuntes de Auditoria Interna de la FCA de la UNAM