Etapas del informe de resultados de la auditoria interna
a) Observaciones y oportunidades de mejora: lo cual consiste en la recopilación, integración y presentación de los hallazgos, para promover mejoras en las operaciones, indicando soluciones propuestas, a través de:
– Recopilar y agrupar los hallazgos en los papeles de trabajo de forma homogénea.
– Integrando las observaciones, ya agrupadas, en las causas de origen para promover proyectos que solucionen.
– Al integrar las observaciones, buscar cambios radicales en la operación total y no parcialmente.
– Presentar alternativas de solución a los problemas detectados considerando: las etapas y acciones a seguir, inversiones, riesgos, limitaciones, oportunidades, tiempos aproximados de solución y beneficios esperados.
b) Estructura, contenido y presentación: elaboración en cuanto a forma, fondo y presentación, conteniendo hallazgos y propuestas de solución resultantes de la Auditoría.
– Estructura: dependerá de las características particulares de la organización o los procesos analizados, los elementos mínimos que deberá contener son: lugar y fecha de emisión, destinatario (responsable de la unidad auditada), antecedentes que originaron la intervención, propósito de la intervención, naturaleza, características, magnitud y complejidad del área o proceso auditado, alcance de la revisión, limitaciones del trabajo, personal asignado, tiempos empleados, problemas relevantes, hallazgos y observaciones, propuestas de solución, resumen evaluatorio de correcciones, opinión y conclusiones del auditor, comentarios y puntos de vista de los auditados, sugerencias y recomendaciones con fechas compromiso ,un párrafo de cierre agradeciendo las facilidades y atenciones brindadas al auditor y firma.
– Contenido: Aquí se describirán de manera objetiva, clara, concisa, precisa y constructivamente los resultados relevantes de la Auditoría. Los posibles temas a tratar podrían ser entre otros: grado y forma de cumplimiento del objetivo del área o proceso auditado, detalle de los problemas que afectan la operación, administración de recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos con economía, eficiencia y eficacia (simplificación, racionalización o rediseño de procesos, cambios estructurales, etc.), existencia, adecuación y cumplimiento del sistema del control interno, determinación de oportunidades, amenazas de entorno (tecnológicas, económicas, de mercado, políticas, contractuales, etc.), determinación de fortalezas y debilidades en aspectos administrativos, operativos, organizacionales, legales, laborales, de mercado, sociales o los que se consideren relevantes, cuantificación del impacto de las debilidades y de las propuestas de solución, considerando la operación actual con la descripción del problema debidamente soportado, y el estándar o criterio utilizado en su determinación, la operación optimizada y propuestas de solución.
– Presentación: La declaración No.2 sobre normas para la práctica profesional de la Auditoría Interna, Norma 430 comunicación de resultados, nos señala:
– Que se debe emitir un informe escrito, y firmado cada vez que se concluya un trabajo de Auditoría.
– Los medios por los cuales podemos presentar el informe son: equipo de cómputo que nos permite tener una presentación de alta calidad y claridad en la jerarquización y prioridades, tanto de los problemas detectados como en las soluciones propuestas; uso de gráficas, cuadros comparativos, tendencias, etc., presentación audiovisual. Uso de videoconferencias, tanto para la presentación del informe sujeto a discusión como del aprobado.
c) Discusión con el cliente y definición de los compromisos: En esta etapa se discutirá el borrador del informe con los responsables de la operación y con los funcionarios del más alto nivel, con el propósito de lograr su aceptación, para lo cual es necesario:
– Evitar conflictos y respuestas posteriores, con argumentos no analizados antes de la emisión del informe.
– Concienciar a los directivos de la importancia de su participación en las propuestas de solución.
– Dando opciones que lo enriquezcan derivadas de la discusión, las discrepancias deberán superarse en la discusión del informe, definiendo compromisos para implementar cambios en la operación, planteando alternativas, análisis de las ventajas y desventajas, beneficios de las alternativas.
Fuente: Apuntes de Auditoria Interna de la FCA de la UNAM
