Es importante, una vez que se diseñó una forma, especificar la forma de llenado de la misma. En primer lugar, hay que recordar que cuando se llena
una forma se llama requisitar y una vez que se requisita es un documento.
Para presentar la forma en un manual se requiere que se presente el formato original; en caso que este documento no pueda ser difundido para todos los departamentos o áreas, se tiene que poner una leyenda que diga: “no está permitida su difusión”.
Luego se pone el formato en reducción con señalamientos en cada uno de los espacios donde haya información variable o fija; después se pone el instructivo de llenado, especificando detalladamente la forma de requisitar el formato, con las aclaraciones que se requieran. El instructivo de llenado sirve para:
– Requisitar correctamente el formato.
– Capacitar a los individuos en el uso del formato.
– No cometer erro res en su llenado y evitar la supervisión.
– Aumentar la productividad.
Fuente: Apuntes de Administración IV del FCA de la UNAM