Instructivo de llenado de los documentos

Es importante, una vez que se diseñó una forma, especificar la forma de llenado de la misma. En primer lugar, hay que recordar que cuando se llena
una forma se llama requisitar y una vez que se requisita es un documento.

Para presentar la forma en un manual se requiere que se presente el formato original; en caso que este documento no pueda ser difundido para todos los departamentos o áreas, se tiene que poner una leyenda que diga: “no está permitida su difusión”.

Luego se pone el formato en reducción con señalamientos en cada uno de los espacios donde haya información variable o fija; después se pone el instructivo de llenado, especificando detalladamente la forma de requisitar el formato, con las aclaraciones que se requieran. El instructivo de llenado sirve para:

– Requisitar correctamente el formato.
– Capacitar a los individuos en el uso del formato.
– No cometer erro res en su llenado y evitar la supervisión.
– Aumentar la productividad.

Fuente: Apuntes de Administración IV del FCA de la UNAM