Instrumentación en la organización

Las organizaciones tienen su propia forma de realizar los manuales de procedimientos porque algunos le integran el organigrama; sin embargo, lo que es generalizado es que básicamente tiene que tener todos los procedimientos que se realizan en la organización y los documentos que se generan en ellos, es decir, los formatos.

Si la organización quiere incluir otra información está en libertad de hacerlo, lo que no puede hacer es no incluir
los procedimientos y los formatos.

En forma general, por lo tanto, se puede iniciar integrando la misión de la organización, ya que se puede considerar que la misión es el proceso central de la organización y en función de ella se realizan los demás procesos que, como dijo Michael Porter, para tener una ventaja competitiva hay que realizar las nueve actividades divididas en dos: en primarias y de apoyo.

Las primarias son las de infraestructura, recursos humanos, tecnología y abastecimiento; las de apoyo, las de logística de entrada, compras, logística de salida, mercadotecnia y ventas; por último, las de servicio.

Tomando en cuenta esta metodología integramos el manual de la siguiente manera:

a. Índice

En el índice se anota el contenido del manual, especificando cada una de las páginas en dónde se puede localizar el procedimiento, o en su caso el formato en cuestión.

La manera de presentación de cada uno de los procedimientos es portada del procedimiento con su objetivo, el procedimiento descriptivo (por escrito, en forma de libreto), el procedimiento diagramado.

En el índice se coloca en ese orden. Lo mismo se hace con los formatos: la portada del formato con su objetivo, el formato original, el formato en reducción con señalamientos, el instructivo de llenado y, por último, un diagrama de flujo del formato.

b. Introducción

La introducción sirve para explicar al usuario lo que va a encontrar en el manual en forma general y la importancia que tiene para la organización haber elaborado el documento.

c. Objetivo

El objetivo es el conjunto de beneficios que se van a tener al poseer la explicación de los procedimientos que se realizan en la organización, así como los formatos que se utilizan en cada uno de los procedimientos.

d. Misión

Como comentamos anteriormente, no necesariamente debemos incluir la misión en el manual de procedimientos; pero considero que si la misión es el proceso central de la organización, nos daría una gran idea de por qué hacemos lo que hacemos.

e. Políticas

Es muy importante, especificar el conjunto de políticas que se contemplan en la realización de los procedimientos, puesto que nos van a dar la pauta para determinar los responsables, límites, autorización, salvaguardas físicas, procesamiento y evaluación de cada procedimiento.

f. Ámbito de aplicación

Es necesario determinar el alcance que tiene el manual de procedimiento, especificando el área que se está estudiando o analizando.

g. Descripción del procedimiento

La descripción del procedimiento es la explicación de éste por escrito, la cual, por lo general, se hace en forma de libreto; esto es, está el número de actividad, el responsable, la actividad y si en esa actividad se utiliza un formato se especifica su clave.

Por mi experiencia, primero se tiene que diagramar el procedimiento y posteriormente hacer la descripción del procedimiento. Aunque para presentarse en un manual primero se presenta el procedimiento por escrito y luego el procedimiento diagramado.

h. Diagrama de flujo
El diagrama de flujo es la representación gráfica de un procedimiento; por lo general se utiliza la simbología ANSI (American Nacional Standard Institute), aunque existen muchas simbologías ésta se usa para la certificación ISO.

i. Formas e instrucciones para su uso

Posteriormente se tiene que integrar los formatos que, como mencionamos en el tema correspondiente, en algunos procedimientos se generan junto con documentos que son necesarios para llevar acabo los procesos.

Los formatos se tienen que integrar con los originales; en caso que alguno tenga un valor económico como las facturas, se les pone una leyenda que diga que es confidencial o no válido.

El instructivo de llenado es para que el usuario conozca la forma de requisitar el formato de la manera correcta.

j. Glosario de términos

El glosario de términos, por lo general, se presenta antes de la simbología que se va a utilizar para diagramar los procedimientos.

En él se anotan aquellas palabras que tengan un significado especial en la organización y se pueda prestar a confusión. En un manual de calidad forma parte de la presentación de cada procedimiento.

En caso, de estar inmersos en un cambio de procesos, independientemente del grado en que se realice el cambio, es indispensable el grado de afectación que se tendrá con las otras áreas.

Fuente: Apuntes de Administración IV del FCA de la UNAM