La minuta y el acta
El vocablo minuta se utiliza para indicar que se trata del borrador donde aparecen los datos tomados por el secretario o corresponsal durante la celebración de una asamblea, sesión, junta, claustro profesoral, etcétera.
Cuando la minuta se pasa a otro papel, dándole forma definitiva, toma el nombre de acta, que es una composición escrita donde se consignan las proposiciones, discusiones, acuerdos, relación de asistentes, quórum, informes, etc.
Por lo regular, en las sesiones o juntas, se sigue un plan previamente elaborado, llamado orden del día en la que aparecen detallados los asuntos que se tratarán, estudiarán y discutirán en la reunión o asamblea. El acta es firmada, generalmente, por el director, gerente, presidente y el secretario que actúa.
El acta siempre debe ir a la sesión siguiente para que sea leída por el secretario y para que sea aprobada o, en su caso, enmendada. La aprobación y las enmiendas se consignarán en el acta de esa sesión.
La orden del día contempla, por lo regular, este orden:
a. Unas breves palabras de apertura por quien preside la sesión.
b. Pase de lista para comprobar si hay el quórum requerido para poder celebrar la misma.
c. Lectura del acta de la sesión anterior. El que presida someterá a votación la referida acta para su aprobación o enmienda.
d. El presidente informa sobre los asuntos por tratar, se abre el período de discusión, se presentan nuevas proposiciones, se toman acuerdos, etcétera.
Terminadas las discusiones y tomados los acuerdos y cumplidos los aspectos enumerados en la orden del día, la persona que preside da por terminada la sesión.
Fuente: Apuntes de Administración IV del FCA de la UNAM
