Manual de Procedimientos
También llamado manual de presupuestos, es necesario que se elaboren las políticas, métodos y procedimientos que regirán el presupuesto, lo cual se logra mediante la elaboración de un manual adecuado.
Dicho manual debe tener lo siguiente
– Contener el inicio o rumbo de cualquier organización como lo son o Misión (razón de ser)
- Visión (cómo se ven a futuro)
- Objetivos (medibles y cuantificables)
- FODA (Fuerzas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas)
- Planes (corto, mediano y largo plazo)
– Objetivos, finalidades y funcionalidad de todo el plan presupuestal, así como la responsabilidad que tendrá cada uno de los ejecutivos o miembros del personal que tiene asignada un área.
– El periodo que incluirá el presupuesto, así como la periodicidad con que se generaron los informes de actuación.
– Toda la organización que se pondrá en funcionamiento para su perfecto desarrollo y administración.
– Las instrucciones para el desarrollo de todos los anexos y formas que configurarán el presupuesto numérico.
– Las bases, propósitos, gráficas y funcionamiento del sistema de presupuestos así como la responsabilidad asignada a cada jefe de departamento.
– El instructivo para el manejo de las formas necesarias para su control, así como el establecimiento y los informes del presupuesto
– Obligaciones del director del presupuesto y los diferentes ejecutivos.
– Procedimientos a seguir para la elaboración, revisión y aprobación de las estimaciones.
La elaboración de un manual ofrece numerosas ventajas. Por medio de él, el personal se entera de los propósitos y resultados que se esperan obtener; define las autoridades y funciones; delimita responsabilidades de las personas que formularán y ejecutarán los presupuestos se logra una uniformidad en el manejo del mismo y facilita la supervisión.
Sin embargo, cabe señalar que un sistema de control presupuestal puede llevarse a cabo con o sin el manual, sobre todo en empresas pequeñas. No obstante, las ventajas de contar con un manual de presupuesto, compensa el trabajo que se requiere para elaborarlo, principalmente en las grandes compañías, en donde se tienen diversas unidades bajo una propiedad común. En estos casos, el manual se hace indispensable para que cada unidad prepare uniformemente sus estimaciones, simplificando con ello la consolidación de los presupuestos y la proyección para presupuestos maestros.
Fuente: Apuntes de Costos y presupuestos de la FCA de la UNAM
