Método de los siete pasos para analizar los procesos

1. Definir los límites del proceso.
2. Observar los pasos del proceso.
3. Recolectar los datos relativos al proceso.
4. Analizar los datos recolectados.
5. Identificar las áreas de mejora.
6. Desarrollar mejoras.
7. Implantar y vigilar las mejoras.

El método es sencillo y fácil de seguir y funciona de la siguiente manera:

a. Primero se identifica el proceso, o parte del mismo, que se desea mejorar. Después, se definen los límites del mismo, es decir, su inicio y fin. Asimismo, se identifican rendimientos y se seleccionan las medidas pertinentes.

b. A continuación, se observan los pasos del proceso, incluyendo lo que en realidad ocurre y cuál es el flujo del proceso. Mientras se observa todo esto, se registra lo que se descubre.

c. Ya sea durante o después de la fase de observación, también se recaban todos los datos cuantitativos relevantes al proceso. Es preciso recordar que una medida es un dato cuantitativo del proceso.

d. Después de recolectar los datos, se les analiza y resume. En otras palabras, se determina lo que significan y de qué importantes.

e. Con base en los datos analizados, se identifican áreas de mejora.

Primero se va detrás de las más grandes. Después de eso, se sigue con las más pequeñas.

f. Una vez que se identificó lo que se desea mejorar, se desarrolla algún tipo de método de mejora.
g. Después de desarrollar un arreglo se debe de implantar y de comprobar. Durante este periodo de pruebas, se vigila asimismo la mejora para determinar su funcionamiento.

Elementos de un proceso

Cuando se realiza el análisis de un sistema es importante iniciar por la salida, es decir, por determinar las características y necesidades del cliente, pues son éstas las que van a determinar las características que deberá de tener el producto para que a su vez éstas determinen la forma en que se realizarán los subprocesos principales y de apoyo, los cuales determinarán las características de los insumos para poder determinar las características que tendrán que definir a los proveedores que se requerirán para lograr la aceptación mayor de nuestros clientes del producto o servicio que sea nuestro objetivo.

Analizar todo el sistema, le llamaremos sistegrama. Pero cuando analizamos un proceso o un procedimiento lo haremos así:

PEPSC es la sigla que simboliza:
Proveedores, Entradas, Procesos, Salidas y Clientes.

Es un modelo usado para identificar y aclarar lo que se necesita para crear el producto o servicio. También lo llamaremos SIPOC (Supplier, Input, Process, Output y Costumer). Ésta es una apreciación global de un modelo PEPSC (SIPOC):

Proveedores:Entidades que proveen entradas al proceso tales como materiales, información, y recursos. Use las entradas del proceso para identificar los proveedores.

Entradas:Todos los materiales, información y soporte (tangible o intangible) que se necesitan para apoyar el proceso. Una buena manera de decidir si vale la pena agregar una entrada al proceso o no, es preguntarse “es esta entrada medible” y “¿qué pasa si esta entrada es omitida?”.

Proceso: Éstas son las actividades o acciones necesarias para convertir las entradas en salidas. Una manera de revisar si algo es un proceso es ver si puede ser descrito como una acción. Algunos ejemplos son medir, fluir, mezclar, cortar y probar, etcétera.

Salidas: Los resultados tangibles de un proceso. Cada salida del proceso debe tener medida o ser medible.
Clientes: Las personas o entidades para quien la salida es creada.

Fuente: Apuntes de Administración IV del FCA de la UNAM