Métodos de recolección de información
La mayoría de autores coinciden en señalar que el analista de puestos tiene que elegir los mejores métodos y procedimientos para recolectar la información del puesto.
Al respecto se cuenta con la existencia de varios métodos los que Tolo Rimsky clasifica en dos amplios grupos: fuentes primarias para recoger información y fuentes secundarias para recoger información.
Empleo de fuentes primarias para recoger información
Se denomina fuente primaria porque la información sobre el puesto de trabajo proviene inicialmente de su ocupante. Entre los métodos que se encuentran en este grupo están:
– Observación directa
El analista observa al ocupante del puesto al mismo tiempo que puede realizar cuestionamientos al empleado acerca de las actividades que está realizando.
Ventaja: Se reduce en un alto grado la subjetividad tanto del ocupante como del analista ante la posibilidad del diálogo entre ellos.
Desventaja: Sólo permite captar aquellos aspectos visibles del trabajo y del entorno en el que se desarrolla.
– Diarios y anotaciones
Es un documento en forma de diario elaborado por el empleado a medida que va realizando las actividades del puesto.
Ventaja: Especial para puestos de nueva creación. Desventaja: Exige habilidades de redacción para el ocupante.
– Consultas técnicas
Consiste en recabar información de una serie de fuentes como pueden ser ocupantes del puesto, supervisores o consultores con especialidad en el tema.
Ventaja: Se aplica especialmente a puestos de contenido estandarizado, tales como ingeniería, contabilidad. Genera información confiable, ya que permite verificar y ampliar la información ofrecida por el titular del puesto con otros empleados.
Desventaja: El tipo de puestos a los cuales se puede aplicar es limitado.
– Entrevistas individuales
Consiste en entrevistar al ocupante del puesto para recolectar todos los aspectos relevantes del mismo.
Ventaja: Se utiliza para analizar trabajos no manuales.
Desventaja: El tiempo requerido para la realización de las entrevistas es elevado.
– Entrevistas de grupo
Consiste en entrevistar a todos los ocupantes del puesto, o bien eligiendo a un grupo representativo de ocupantes de ese puesto.
Ventaja: Proporciona información procedente de una amplia variedad de personas, con lo que la aceptación es mayor.
Desventaja: El tiempo requerido para la realización de las entrevistas es elevado.
– Cuestionario Abierto
El Cuestionario escrito o electrónico contiene una serie de preguntas generales que el ocupante contestará con sus propias palabras.99
Ventaja: Permite recoger mucha información, en poco espacio de tiempo y con bajo costo.
Desventaja: En trabajos en los que el nivel de formación y cultural del empleado sea muy bajo, éste puede tener dificultades para contestar las preguntas del cuestionario, con lo que puede requerir una asistencia adicional del analista.
– Cuestionario Estructurado
Cuestionario escrito o electrónico que contiene una serie de preguntas que limitan las respuestas del ocupante del puesto a una lista de frases predeterminadas.
Ventaja: Permite recoger mucha información, produce respuestas más exactas debido a lo restringido de las mismas.101
Desventaja: En trabajos en los que el nivel de formación y cultural del empleado sea muy bajo, éste puede tener dificultades para contestar a las preguntas del cuestionario, con lo que puede requerir una asistencia adicional del analista. Su preparación consume mucho tiempo.
– Empleo de fuentes secundarias para recoger información
Se denomina fuente secundaria porque la información sobre el puesto de trabajo proviene de documentos o herramientas internas y externas de la organización. Entre los métodos que se encuentran en este grupo están:
– Organigramas
Esta herramienta brinda información importante acerca de los puestos de trabajo. Por ejemplo, John M. Ivancevich precisa que en el organigrama se presentan las relaciones entre departamentos y unidades de la empresa; también se declaran las funciones de línea (los individuos que cumplen los deberes laborales) y de personal (asesores).
En el organigrama común se da información sobre los estratos de la organización, el número de departamentos funcionales y las relaciones formales de rendición de cuentas.102
Ventaja: Permite definir quién le reporta al puesto y qué puestos le reportan al puesto analizado.
Desventaja: No ofrece información sobre el contenido de los puestos.
– Manuales de políticas y procedimientos
Según Tolo Rimsky “cuando éstos existen, pueden aportar información sobre algunas de las actividades que se deben desarrollar en el puesto bajo análisis.”
Ventaja: Contribuye a ampliar el número de tareas y a delimitar las responsabilidades del puesto.
Desventaja: Podrían estar en obsolescencia.
– Publicaciones de asociaciones profesionales
Tolo Rimsky apunta que ésta “es otra fuente que puede ser muy limitada, pero es fácil indagar si puede o no arrojar luces sobre el puesto.”
Ventaja: La información aun cuando pudiera ser escasa podría arrojar datos interesantes respecto a puestos que se localizan en el nivel ejecutivo y directivo.
Desventaja: Ofrecen información escasa.
– Bitácoras
Representa otro documento útil con el que cuenta la empresa para dilucidar aspectos relacionados con el puesto de trabajo, ya que en la bitácora se registran actividades diarias de la institución.
Ventaja: Ayuda a obtener información específica que no encontraríamos en otra fuente.
Desventaja: Contiene mucha información y es repetitiva.
– Metas y objetivos de la organización
Cuando la empresa cuenta con metas y objetivos bien definidos se derivan de éstos distintas responsabilidades que podrán asignársele a los puestos de trabajo existentes por lo que emanarán nuevas obligaciones que cumplir y tareas que realizar.
Ventaja: Contribuye en la ardua labor de alinear los objetivos estratégicos de la organización a los objetivos generales de cada puesto de trabajo.
Desventaja: Soslaya los puestos de trabajo de carácter operativo.
– Documentación existente sobre el puesto
Consiste en analizar la documentación existente relacionada con el puesto, como manuales de funcionamiento de la maquinaria utilizada, manuales de procedimientos, organigrama, definición de misión, políticas, objetivos y metas organizacionales.
Ventaja: Contribuye a ampliar el número de tareas y a delimitar las responsabilidades del puesto.
Desventaja: Podrían estar en obsolescencia.
Fuente: Recursos humanos I de la Facultad de contaduría y Administración de la UNAM.
