Pasos del proceso de preparación de presupuestos de capital
Gerente de propuestas: Las personas que trabajan en todos los niveles de una organización de negocios son las que realizan las propuestas para efectuar gastos de capital.
Para impulsar el flujo de ideas, muchas empresas ofrecen estímulos en efectivo para las propuestas que finalmente se adoptan.
Las propuestas para efectuar gastos de capital pasan comúnmente del creador a un revisor que ocupa un nivel más alto en la organización.
Por supuesto, las propuestas que requieren grandes desembolsos se analizan más a fondo que las menos costosas.
Revisión y análisis: Las propuestas de gastos de capital se revisan formalmente:
1) para evaluar su idoneidad a la luz de los objetivos generales y los planes de la empresa y, algo más importante,
2) para determinar su validez económica. Se calculan los costos y los beneficios propuestos y se convierten en una serie de flujos de efectivo relevantes, a los que se aplican varias técnicas de preparación de presupuestos de capital para estimar el mérito de inversión deldesembolso potencial.
Además, varios aspectos del riesgo relacionado con la propuesta se incorporan al análisis económico o se califican o registran junto con las medidas económicas.
Una vez realizado este análisis, se presenta un informe resumido, que a menudo incluye una recomendación, a quienes toman las decisiones.
Toma de decisiones: El desembolso real de dinero y la importancia del gasto de capital determinan el nivel de organización para tomar la decisión de efectuar el gasto. Las empresas delegan comúnmente la autoridad del gasto de capital con base en cierta cantidad límite.
Por lo general, el consejo de administración se reserva el derecho a tomar las decisiones finales sobre los gastos de capital que requieren desembolsos por arriba de determinada cantidad.
Los gastos de capital poco costosos, como la compra de un martillo en $15, se manejan como gastos operativos que no requieren un análisis formal.
En general, las empresas que operan con limitaciones importantes de tiempo con respecto a la producción, otorgan a menudo al gerente el poder para tomar las decisiones necesarias que mantengan en funcionamiento la línea de producción.
Ejecución: Una vez aprobada la propuesta y suministrado el financiamiento, comienza la
etapa de ejecución. Para desembolsos menores, el gasto se efectúa y el pago se remite.
En el caso de gastos mayores, se necesita un control más estricto. Con frecuencia, los gastos para una sola propuesta ocurren en etapas y cada desembolso requiere la aprobación autorizada de los funcionarios de la empresa.
Seguimiento: Vigila los resultados durante la etapa operativa de un proyecto. Es vital la
comparación de los costos y los beneficios reales con los esperados y con los de proyectos previos.
Cuando el resultado real se desvía de los resultados del proyecto, es necesario llevar a cabo acciones que reduzcan los costos, mejoren los beneficios o posiblemente pongan fin al proyecto.
De manera general, el análisis de las diferencias entre los valores reales y los pronosticados proporciona información que se utiliza para mejorar el proceso de preparación de presupuestos de capital, en particular la exactitud de los cálculos de flujo de efectivo.
Fuente: Apuntes de Administración financiera de la UNIDEG
