Pautas para cubrir faltantes
Se recuerda que el efectivo que se desea mantener constituye una cantidad de recursos cuyo costo de oportunidad debe ser justificado. Por cuestiones económicas es importante señalar que los faltantes de efectivo desequilibran a la organización creando inestabilidad.
Por eso es necesario determinar cuál debe ser la cantidad que se mantenga en efectivo y realizar periódicamente una evaluación del manejo del mismo.
Se analizarán diferentes aspectos del efectivo como son:
– Transacciones. Generalmente no coinciden las entradas con las salidas, por lo que se requiere mantener cierta cantidad de efectivo.
– Imprevistos. En algunas ocasiones se presentan situaciones imprevistas, lo que obliga a realizar determinados desembolsos, como la indemnización de un ejecutivo que se separa de la empresa.
– Especulación. Siempre habrá ciertas circunstancias que ofrezcan a la empresa buenas oportunidades de invertir sus utilidades, como la compra de cierta materia prima cuya escasez es previsible.
El motivo principal que obliga a mantener efectivo son las transacciones, actividad central de toda organización. Los otros dos casos son actividades esporádicas. El presupuesto de efectivo se encarga de mostrar el desequilibrio entre las salidas y las entradas de éste por las transacciones realizadas.
El saldo que debe mantenerse es uno de los problemas que enfrenta el ejecutivo financiero, este es el monto que debe invertir en cada uno de los activos de la empresa; el efectivo no está fuera de esta regla y por ello se han desarrollado varios modelos para calcular cuánto efectivo debe mantenerse.
- Conservar determinado número de días de gastos desembolsables que podrían ocurrir. Algunas empresas pueden considerar que es vital mantener 8 ó 30 días, lo cual depende de la seguridad que se tenga sobre las entradas de efectivo esperadas.
- Efectuar un análisis de regresión tomando como variables las ventas y el efectivo, donde éste es la variable dependiente y las ventas la independiente, que afectará a la cantidad que se mantendrá.
- Determinar una relación adecuada de efectivo con respecto a ventas, es decir, fijar cierto número de días venta por mantener de efectivo.
- El Programa de incremento de Flujo de efectivo (PIFE) como estrategia para enfrentar la escasez de liquidez.
Una de las características de la década presente será la escasez y el alto costo del efectivo; en esta circunstancia, las empresas tendrán la obligación de generar internamente el máximo posible de flujo de efectivo, sobre todo porque en la mayoría de las organizaciones se percibe una anticultura del efectivo, es decir, todos los ejecutivos, empleados y obreros piensan que el flujo de efectivo depende del área de finanzas.
Pensar que las demás áreas no tienen ninguna incidencia sobre el flujo de efectivo es un grave error, porque una buena o mala liquidez depende directamente de todas las áreas de la empresa (ventas, producción, recursos humanos, abastecimiento, etcétera). Por ejemplo, vender a plazos mayores de lo presupuestado daña la liquidez, exceso de inventarios o tener más recursos de lo necesario. La liquidez es fruto de toda la organización.
El gran reto de mejorar el flujo de efectivo a través del Programa de incremento de Flujo de efectivo (PIFE) que muchas empresas han puesto en práctica con mucho éxito, estriba en un análisis crítico de las actividades de cada área de la empresa:
– ¿cómo se llevan a cabo?
– ¿cómo se podría mejorar el flujo de efectivo?
– ¿quién será el responsable de que ésto se cumpla? o ¿cada cuándo se evaluarán los resultados obtenidos?
El PIFE se puede definir como una técnica que permite detectar áreas de oportunidad para mejorar el flujo de efectivo.
Implica cambiar la actitud de todos los que forman una organización, desde el director hasta el personal de intendencia; todos deben estar convencidos de que son responsables del manejo del flujo de efectivo, dado que en última instancia todas las actividades repercuten en él.
Este programa debe ser participativo. De ninguna manera debe obligarse a las personas a involucrarse, pero su colaboración sólo se logra a través de la motivación o también debe pedirse a las personas que se comprometan con acciones concretas, porque se requiere que los logros sean cuantificables.
También es necesario que el PIFE incluya un plan de incentivos, de manera que el personal perciba que éste es un programa de «ganar-ganar», es decir, no sólo la empresa se beneficia, sino también todos los que colaboran con ella, al lograr un mejor nivel de vida con respecto a aquellos que colaboran en otras, .
Fuente: Apuntes de Costos y presupuestos de la FCA de la UNAM
