Planeación y esbozo de la reunión

El éxito de las reuniones depende fundamentalmente de su preparación cuidadosa y su planeación integral. El esbozo de la reunión consta de los siguientes pasos:

Definición del problema;

– Determinación del objetivo de la reunión;
– Señalamiento de los temas a tratar, y
– Selección previa de los participantes.

La dimensión y proyección que se le dé a la reunión dependerá del problema que se pretende solucionar. La definición del problema consiste en evaluar en su justa dimensión que aspectos representan situaciones conflictivas en la organización, que elementos están en desajuste con lo planeado y cuales son las normas vigentes pero inobservables.

Definición del problema:

En que ramas que se necesita con urgencia la capacitación y desarrollo de detección de las causas por lo que falla el sistema.

Definición de objetivos:

Enseguida se detallara y precisara el objetivo de la reunión y del ciclo en cuyo caso será desarrollar en los jefes de departamento, zona o edificio y habilidad para instrumentar decisiones.

Formulación del temario:

En un documento especial se definirán los temas, subtemas e incisos relativos a cada materia, a fin de orientar a los participantes en la toma de decisiones. En él se precisaran método y sistema de capacitación, amplitud de materias y temas, dosificación del conocimiento, técnicas que se usaran En la enseñanza, numero de horas dedicadas a cada tema así como el objetivo por tema.

Selección previa de los participantes:

Finalmente de seleccionar previamente los participantes:

– Asistentes;
– Invitados;
– Maestros;
– Conferenciantes;
– Organizadores
– Coordinadores.

Fuente: Apunte de Comunicación Administrativa del Instituto Tecnológico de la Paz