Primera etapa dentro de la fase de planeación
a) La determinación de los objetivos: donde se definirán los objetivos, el alcance y los resultados esperados de nuestra Auditoría y su confirmación con los responsables de la operación comprendiendo los siguientes aspectos:
– Revisión del cumplimiento de los objetivos de la entidad para cuya consecución se le asignaron recursos, cuantificando también las metas dadas, definiendo las líneas de acción a seguir, identificando áreas, programas o temas con potencial de resultados relevantes y factibles para la revisión, sustentando los criterios con los que se seleccionó.
– Alcances de cada función, precisándolos en base a resultados esperados.
– Establecimiento de los resultados esperados de la Auditoría considerando su naturaleza, magnitud y complejidad de los problemas identificados, así como las fortalezas, debilidades y oportunidades de mejoramiento de la entidad.
También será necesario considerar los objetivos definidos y el informe final del diagnóstico preliminar.
– La confirmación de la razonabilidad de los objetivos, alcances y resultados esperados con los responsables de las operaciones.
b) La segunda etapa es la elaboración del programa. Los procedimientos recomendados son los siguientes:
– Estudio y evaluación del sistema de control interno existente, evaluando su efectividad en su funcionamiento, la calidad de ejecución de las responsabilidades asignadas.
– Exposición al riesgo: aquí se definirá el grado de riesgo al que están sujetas las áreas a revisar, con base en los resultados de la evaluación del control interno, así como desconocimiento que se obtenga del entorno global en el que se desarrolla la entidad y del análisis de los factores determinantes como son: el mercado, la competencia y la legislación.
– Determinación del grado de cumplimiento de los objetivos y metas, analizando sus causas y la acciones correctivas, de acuerdo a los recursos asignados, definición correcta de los responsables en su ejecución y si se cuenta con un sistema fácil de monitorear.
– Verificar, contar con mecanismos y sistemas de información que aseguren el cumplimiento correcto, completo y oportuno de todas las disposiciones legales aplicables.
– Identificar, evaluar y verificar el cumplimiento de políticas, normas y procedimientos de la entidad.
– Verificación de la rendición de cuentas financieras y operacionales, tanto internas como externas, así como la calidad de los sistemas de información que las soportan.
– Evaluar la economía, la eficiencia y la eficacia de las operaciones, derivado del cumplimiento de los objetivos y metas, comparando los parámetros e indicadores de gestión esperados con los reales, para juzgar su cumplimiento y desviaciones.
– Especificar las etapas, acciones, responsables e interacciones que permitan la dirección y control del programa de trabajo.
– Será necesario señalar las etapas y fechas de ejecución del programa, así como sus responsables.
– Elaborar una red de actividades completa y detallada que permita controlar todo el programa y verificar la consecución de los objetivos previstos.
c) En la tercera etapa, determinación de recursos, será necesario:
– Definir las especialidades requeridas para la ejecución del programa, en función a la problemática detectada y los objetivos de la Auditoría.
– Determinar la experiencia requerida para integrar el grupo de Auditoría Interna.
– Definir el número de personal a intervenir en la ejecución del programa.
Definir la cantidad y características de los equipos y materiales necesarios para la investigación (Equipos de cómputo, software, comunicaciones, papelería, espacios, etc.), siendo una gran ventaja que la Auditoría Interna sea parte de la organización, por lo cual estos recursos serán de fácil acceso.
d) Como cuarta etapa de esta fase tendremos el seguimiento del programa, donde se incorporan y desarrollarán acciones que aseguren su cumplimiento durante la ejecución del programa, para lo cual será necesario lo siguiente:
– Contar con el apoyo y respaldo del comité de Auditoría Interna, participando en la planeación específica, evaluación de avances de la revisión, apoyo y orientación en las actividades a desarrollar y, sobre todo, que sirva de enlace con el consejo de Administración, para tener representatividad y respeto dentro de la organización.
– Establecer de acuerdo a la naturaleza y complejidad del proyecto, la coordinación que se requiera.
– Identificar conjuntamente con todos los miembros de la entidad las oportunidades de mejoramiento.
– Mantener una supervisión constante, asegurando la consecución de los objetivos.
– Definir los reportes de avances que se presentarán en las diferentes fases de la Auditoría para su discusión y concertación.
Fuente: Apuntes de Auditoria Interna de la FCA de la UNAM
