Principios que rigen la elaboración de las descripciones y especificaciones de puestos

El autor norteamericano Bohlander precisa que cuando se termina el análisis de puestos se obtiene como resultado un informe escrito, que resume la información obtenida del estudio, de veinte a treinta tareas o actividades individuales.

Los datos recopilados en el proceso de análisis de puestos se utilizan para desarrollar descripciones y especificaciones del puesto.

Debemos recordar que las descripciones de puestos se usan para los siguientes propósitos:

– Selección y contratación de personal
– Evaluación del desempeño del personal
– Preparación de las especificaciones de puestos
– Administración de la remuneración

Para Alfredo Sackmann Bengolea y Miguel A. Suárez Rodríguez los elementos que debe de incluir la descripción de puestos son los siguientes:

– nombre o denominación del puesto
– identificación (clave)
– departamento en el que se encuentra adscrito el puesto
– supervisión ejercida
– funciones básicas
– funciones principales
– funciones secundarias
– principales responsabilidades
– relaciones con otros puestos
– requisitos.

Alfredo Sackmann Bengolea y Miguel A. Suárez Rodríguez distinguen dos tipos de descripciones de puestos:

– Genéricas o globales: Son las que describen el contenido de un puesto a grandes rasgos sin identificar detalladamente las tareas.

– Específicas: Son las que señalan deberes y tareas precisas de un puesto. Indican claramente los aspectos en que éste se relaciona con otros.

Al respecto Tolo Rimsky enlista y explica una serie de reglas para facilitar la labor de aquéllos que tienen la obligación de preparar, revisar o aprobar descripciones de puestos los cuales se apuntan a continuación:

a) El lenguaje debe ser simple, claro, objetivo y conciso.
b) La descripción se debe escribir en tercera persona del presente.
c) Los enunciados deben ser breves.
d) Los párrafos deben iniciarse, en lo posible, con verbos activos.
e) Estilo telegráfico.
f) Combinación de párrafos.
g) Las descripciones se escriben en sentido positivo, nunca negativo.
h) Porcentaje de tiempo en las diferentes tareas.
i) La duplicidad de enunciados debe evitarse.
j) El detalle en las tareas regulares no debe convertirse en una larga letanía.
k) La descripción debe corresponder a la forma como el trabajo se desarrolla en la actualidad.
l) Los rasgos característicos de un buen ciudadano se dan por descontados.
m) Debe evitarse valuar un puesto mientras se describe.
n) Las descripciones se elaboran independientes de otras.
o) La descripción debe incluir sólo los requisitos para el puesto descrito.
p) La descripción no debe incluir detalles minuciosos.

Las especificaciones de puestos constituyen un documento cuya información se extrae del análisis de puestos y de su descripción. El objetivo de este documento es establecer datos que son imprescindibles para la contratación de la gente.

Los datos que se incluyen en una especificación de puestos son:

– Educación mínima requerida Experiencia mínima requerida
– Habilidades mentales que se deben reunir Habilidades físicas especiales
– Competencias especiales
– Condiciones de trabajo.

Fuente: Recursos humanos I de la Facultad de contaduría y Administración de la UNAM.