Proceso de control

Las características esenciales de un informe de desempeño en el presupuesto son las siguientes:

1.- El desempeño se clasifica por las responsabilidades que se asignan. El informe debe ser exactamente de conformidad con la estructura organizacional.

Debe formularse un informe diferente para cada casilla del organigrama con el fin de que se reporte el desempeño de cada uno de los miembros.

2.- Se designan los conceptos que son controlables y los que no lo son. Estos dos grupos deben precisarse con claridad, pues el desempeño de un gerente debe medirse de manera razonable y justa, es decir, únicamente sobre la base de aquellos aspectos en los que el gerente responsable puede influir de modo significativo.

3.- Se formulan informes oportunos. Para que el control sea eficaz, los informes de desempeño deben emitirse por periodos secundarios o provisionales, esto es sobre una base mensual, semanal o, en algunos casos diaria.

Para que sean útiles y efectivos, los informes de desempeño deben presentarse a los gerentes y supervisores responsables unos cuantos días después del fin del periodo que se cubre.

Los informes que se reciben con semanas de atraso son de escaso valor, pues, para entonces, el supervisor se ve ya envuelto en demasiados problemas como para preocuparse por una serie de sucesos históricos que ya no pueden cambiarse.

Este aspecto fundamental entraña también la insinuación de que la acción de control, si ha de ser eficaz, debe ocurrir inmediatamente después de la identificación de las causas del problema.

Cuanto más tiempo se aplace la acción de control, mayor será el efecto financiero desfavorable que se produzca. Son convenientes las actividades de seguimiento:

a) Para determinar la efectividad de la acción de control.
b) Para establecer la base sobre la cual pueda mejorarse la eficiencia

Al igual que las acciones de control, las actividades de seguimiento deben ser oportunas, y las decisiones, apoyadas en lo que se haya detectado, deben ponerse en práctica cuanto antes.

4.- Se concede importancia a la comparación de los resultados reales con los resultados planificados. Los informes de desempeño deben designar al gerente responsable y mostrar los resultados reales, los resultados planificados (estándares) y la diferencia entre los mismos (variaciones).

Y si es posible, los informes de desempeño deben también llamar la atención hacia las posibles causas de las variaciones.

Fuente: Apunte de Presupuestos de la FCA de la UNAM