Razones para observar a las organizaciones con un enfoque de sistemas
En primer lugar, considerar que cada una de las áreas en las que está conformada la organización tiene estrecha relación con las demás, lo cual nos permite valorar la importancia de la toma de decisiones porque cualquier decisión que no considera las repercusiones no será una buena decisión.
En segundo lugar, cuando se percibe a la organización como un todo y no como cada elemento aislado del todo, está en mayor capacidad de proponer cambios, los cuales van a existir siempre, puesto que lo único permanente es el cambio; en tercer lugar, la diversidad es otro factor por considerar.
Con un enfoque de sistemas se puede diversificar a la organización e implementar técnicas o medidas innovadoras que permitan que cada elemento parezca independiente del otro; un ejemplo de esto son las unidades estratégicas.
Comprender a la organización como un sistema obligará al profesional en administración a incrementar sus conocimientos, potencializar sus habilidades y desarrollar sus actitudes para que el sistema organizacional mantenga su equilibrio (homeostasis), evite en la medida de lo posible los conflictos (entropía) y promueva entre los miembros de la organización el efecto sinérgico (cuando la suma de las partes es más que el todo).
“La organización debe tratarse como un sistema caracterizado por todas las propiedades esenciales a cualquier sistema social, debe ser estudiada como un subsistema funcionalmente diferenciado de un sistema mayor. Los otros subsistemas de un sistema mayor compondrán la situación o ambiente en que opera la organización.”
Dentro de este contexto, el proceso administrativo es el que nos va a permitir lograr los objetivos de la organización. Aunque diversos autores han propuesto su propio punto de vista sobre las etapas que debe contener el proceso, en forma general podríamos decir que son cuatro: planeación, organización, dirección y control.
Para su mayor comprensión explicaremos los objetivos de cada una de ellas:
La primera etapa, la planeación, tiene como objeto, después de haber realizado un diagnóstico, determinar el curso de acción, mediante el análisis de diversas alternativas para lograr el objetivo determinado.
La segunda etapa del proceso administrativo, la organización, es la encargada de determinar la estructura de la organización, así como de determinar las funciones y procedimientos que se deben realizar para lograr los objetivos y los planes que la organización (no como etapa del proceso, sino como ente) ha determinado.
La tercera etapa, la dirección, busca la armonización de los esfuerzos mediante el uso del liderazgo, autoridad, comunicación y motivación. Por último, el control, que compara lo planeado con lo obtenido, mediante la revisión de los estándares determinados para analizar el cumplimiento de los mismos bajo las normas establecidas; en caso de que no se hayan cumplido, corregirlos y volver a establecer los estándares.
Fuente: Apuntes de Administración IV del FCA de la UNAM
