Recomendaciones para la conducción y dirección de reuniones

El protocolo es el documento que se elabora previamente a la reunión y en la cual se preveen los actos e intervenciones del presidium (conjunto de personas que presiden la reunión) del conductor y /o director de reuniones, contiene así mismo, el señalamiento de la orden del día, que es la indicación de untos que se trataran durante una junta o reunión, su orden y, de su ser preciso, su objetivo.

Los aspectos protocolarios, en general, cubren una serie de recomendaciones por que la reunión se desarrolle con un ritmo, cubra su objetivo y que sea productiva. Debe repartirse a los asistentes la orden del día.

Ejemplo de orden del día.

1. El conductor o director de reuniones pide al iniciar la sesión o reunión o acto deliberativo que tomen lugar en sus asientos.

2. En caso de pequeños grupos en pasillos o en las entradas a los recintos, con tacto y diplomacia, se les solicita pasen a ocupar sus sitios, en virtud del acto va iniciarse.

3. El conductor de la sesión se presenta a los miembros del presidium, con la alusión como la siguiente: Señores y señoras, que nos acompañan en el presidium distinguidas personas, al centro. así mismo, están en la mesa de honor, etc. Para presentar a los integrantes del presidium, se mencionaran los siguientes datos:

– Titulo académico y nombre completo.
– Institución que representa, y
– Cargo que ocupa.
– Posteriormente, procede a conceder el uso de la palabra a la persona que fungirá como expositor.

4. En caso de que se trate de actos deliberativos como mesa redonda, simposio, congreso etc. el conductor además de indicar a los asistentes quienes están en el presidium, presentara uno por un a los expositores, proporcionando a los asistentes quienes están en el presidium, presentar uno por uno a los expositores, proporcionando a los asistentes los siguientes datos en el siguiente orden:

– Nombre y apellidos.
– Grado o titulo académico.
– Breve exposición de su currículo.
– Cargo que desempeña,
– Nombre de la institución en que labora, y
– Brevísima alusión al tema, de preferencia, limitarse al titulo de la disertación o intervención.

5. Terminadas las intervenciones de los expositores, el conductor indica a la asamblea o auditorio que se procederá a la apertura de la sesión de preguntas y repuestas (se plantea si estas van a hacer por escrito o verbales)

Se recomienda la sencillez en la formulación, claridad y objetividad y, sobre todo, que señalan el nombre de la persona a quien se desea preguntar. Es conveniente que el conductor se apegue a la orden del día. Y finalmente, se sugiere seguir las observaciones y directrices que sedan en los precedentes, y adecuar a la práctica los principios de una dinámica interna y externa.

Fuente: Apunte de Comunicación Administrativa del Instituto Tecnológico de la Paz