Relación de las formas y documentos con los procesos y/o procedimientos

Es evidente la relación de las formas y documentos con los procesos y/o procedimientos. La organización para alcanzar sus fines realiza un conjunto de operaciones mediante la optimización de los recursos.

En algunas de estas actividades, se requiere la utilización de formatos, lo cual va a crear evidencias de su realización. Como hemos mencionado a lo largo de los apuntes, en cuanto este formato sea requisitado, se convierte en documento.

Esto a simple vista parece lógico; pero el uso de formatos en los procedimientos adquiere una perspectiva muy importante si consideramos que los formatos son recursos que el profesional en administración debe optimizar en todo momento.

Por ello, es indispensable que se estudie en la organización cada uno de los formatos para incluir información necesaria, uso del papel adecuado, distribución, archivo y destrucción de la misma.

En la mayor parte de las organizaciones, los formatos no se consideran importantes; sin embargo, muchos recursos se derogan por la falta de una buena administración de los mismos.

En ocasiones, observamos que no se requisitan completamente, sino una parte de ellos; en otras, no se clasifican adecuadamente o se duplican formatos dentro de una misma área. Por eso, cuando se elabora un estudio de los sistemas y procedimientos, es indispensable analizar los formatos y la vida de ellos.

Para ello, hay que analizar la vida del formato: razón de ser u origen, información que va a generar, datos que debe contener (nombre, clave, información fija y variable y firmas o autorizaciones), distribución en la distintas áreas de la organización, forma de archivo y posibilidades de su destrucción.

Dentro del catálogo de políticas de la organización, se debe contemplar aquellas que le afectan directamente a los formatos y cuando estos estén requisitados.

Como mencionaremos, los formatos se tienen que presentar para su comprensión dentro de un catálogo en su forma original, en reducción con señalamientos numéricos en cada uno de los espacios variables y fijos, su instructivo de llenado y un diagrama de flujo que indique su origen y destrucción.

Fuente: Apuntes de Administración IV del FCA de la UNAM