Requisitos para el diseño
Es útil pensar en el diseño de las formas de oficina en términos de consideraciones funcionales y consideraciones físicas.
Las primeras se refieren a factores tales como la manera en que va a utilizarse la forma, su propósito, la información que proporciona y el número de copias que se requiere; las segundas, a la tinta, tipo de impresión, el papel y el tamaño.
“El propósito principal del diseño de formas es suministrar medios estandarizados para el eficaz procesamiento de información administrativa. Esto comprende la disposición de la forma y las especificaciones para realizarla.”
Al diseñar una forma de oficina es prudente contar con la ayuda de los expertos en diseño de formas porque están preparados y tienen experiencia en este tipo de trabajo.
Por lo general, pueden sugerir mejoras. Es axiomático que el diseño efectivo de una forma ayuda en el procesamiento de datos y en la utilización de la información.
El diseñador de una forma de oficina generalmente investiga la necesidad de cada partida; luego determina las partidas que deben agruparse, qué
áreas de la forma se dedican a dichas partidas y cuál es la secuencia más adecuada para los asientos; por último, se decide el tipo de la forma.
Por lo general, el mejor diseño para una forma es el más sencillo. Debe incluir la cantidad y clase de información que se requiere, ni más ni menos.
El diseño también debe facilitar hacer los asientos y la utilización de la información de la forma, puesto que debe considerarse tanto receptora como transmisora de datos a un destinatario que tiene definitiva necesidad de los mismos. De la misma forma, es conveniente mantener a un mínimo el costo y uso de la forma.
La siguiente lista permitirá al analista verificar si la forma está bien diseñada o no. De hecho, con esas preguntas se podría elaborar una guía que permita evaluar si dicha forma cumple con los requerimientos; puede hacerse con una escala de Likert para cuantificar los resultados del análisis.
Fuente: Apuntes de Administración IV del FCA de la UNAM
