Ubicación del departamento de Auditoría Interna
El Estándar específico para la práctica profesional 110 se refiere a la posición organizacional que el departamento de Auditoría Interna debe ocupar dentro de la organización, señalándonos que éste debe ser lo suficientemente relevante, para cumplir sus responsabilidades, siempre contando con el apoyo de la administración y del consejo de administración, para lograr la cooperación de los auditores y poder efectuar su trabajo con libertad y sin interferencias.
Siendo necesario responsabilizar individualmente al director de Auditoría, dándole suficiente autoridad, promoviendo la independencia y así lograr tanto una amplia cobertura de la Auditoría, como consideraciones adecuadas a los reportes y acciones a las recomendaciones.
Debe darse una comunicación directa con el Consejo de administración, para asegurar esa independencia y mantenerse informados ambos en los asuntos de interés común.
La posición organizacional del departamento será un factor determinante en la objetividad, autoridad e intendencia que tenga en la propia organización.
Todo esto crecerá cuando el propio Consejo de administración participe en la selección o remoción del director de esta área.
El propósito, la autoridad y responsabilidad del departamento deben estar definidos y formalizados por escrito en un documento, buscando la aprobación y aceptación por parte tanto de la administración como del Consejo de administración.
Este documento deberá establecer la posición del departamento dentro de la organización, autorizar el acceso a registros, personal y recursos físicos relevantes para la ejecución de la auditorias y la definición del alcance de todas las actividades relativas al área.
Anualmente, el director debe suministrar a la Administración y al Consejo un resumen del programa anual de Auditoría del departamento, la plantilla del personal y su presupuesto de operación, informando así del alcance de la Auditoría y cualquier limitación de ésta.
Son indispensables los reportes periódicos de actividades ante la Administración y el Consejo, incluyendo los hallazgos relevantes, sus recomendaciones y desviaciones a lo planeado.
Podemos concluir que una adecuada y correcta ubicación del departamento de Auditoría dependerá en primer lugar de la estructura y dimensión del mismo, así como de la importancia que represente para la organización.
Como factores determinantes para su ubicación podemos mencionar los siguientes:
– El tamaño de la organización; ya que en una organización de mayor tamaño se requerirá mayor control, en este caso necesitaremos un área con mayor autoridad.
– La relación costo-beneficio: Ésta es una cuestión interesante, ya que debemos ver al departamento de Auditoría Interna como una inversión más que como un gasto, ya que debe representar beneficios y rendimientos, lo cual ayudará a evitar ahorros mal aplicados.
– La recurrencia de errores o actos indebidos, nos demuestran la falta de control interno y supervisión en la entidad, por lo cual, será necesario que contemos con un sólido y bien estructurado grupo de Auditoría Interna.
– La confianza depositada en la función de Auditoría, ya que mientras mayor sea la confianza que se tenga de esta área, mayor será la necesidad de ella y por lo tanto la organización se apoyará más en ella y en su infraestructura.
– La mente abierta al cambio: debemos estar concientes que estamos obligados a reportar tanto aciertos como errores, esto es enfocado a cualquier nivel, reconociéndolos y aceptándolos.
Es recomendable que cuando se crea pertinente y necesario se efectúen cambios en los modos y estilos de administrar y operar a todos los niveles, desde la dirección, gerente, supervisor, encargados y auxiliares.
La confianza la podemos cimentar actuando con honradez, disciplina, esmero, entusiasmo, dedicación, diligencia y profesionalismo, así lograremos que la Administración tenga mayor confianza en el departamento de Auditoría Interna.
El tamaño y dimensión de este departamento definirá los niveles de mando y operación necesarios para operar correctamente y con éxito la función de la Auditoría.
