Informes de presupuestos

Entre los informes que pueden producir se encuentran los siguientes:

– Informes sobre el proyecto como un conjunto.
– Informes sobre los pasos principales (puntos de referencia) de un proyecto.

– Informes que proporcionan una variedad de información con relación a un rango de fechas, como tareas que se han terminado dentro de ese lapso, las que están en proceso o las que se iniciarán dentro de ese rango.

– Informes financieros que muestran una gama completa de datos, incluyendo presupuestos para todas las tareas, así como para el proyecto completo, tareas y recursos que han excedido el presupuesto, costos presupuestados acumulados, costos reales y comprometidos

Administración de recursos. Los programas modernos pueden mantener una relación de recursos que incluye sus nombres, la cantidad máxima en que están disponibles, sus tarifas normales y de tiempo extra, métodos de acumulación y descripciones.

– A cada recurso se puede asignar un código, así como un calendario individual personalizado.
– Se pueden asignar restricciones a cada recurso, como el número de horas o tiempos en que está disponible.
– Los usuarios también pueden asignar recursos a un porcentaje de una tarea, establecer niveles de prioridad, otorgar más de un recurso a la misma tarea y mantener memorándums o notas sobre cada recurso.

El sistema resaltará y ayudará a corregir la sobreasignación y realizará la nivelación y el suavizamiento de los recursos.

– La mayor parte de los paquetes de programas de computación permiten al usuario manejar miles de recursos para un proyecto.

Planeación. Todos estos paquetes de programas de computación permiten al usuario definir las actividades que necesita realizar.

En la misma forma en que el programa normalmente mantiene una relación de recursos, también mantiene un informe de actividades o tareas; el usuario puede proporcionar un nombre, una fecha de inicio una fecha de terminación, comentarios y duración estimadas (incluyendo estimaciones optimistas, más probables y pesimistas en diversas escalas de tiempos) a cada tarea y puede especificar cualquier opción de precedencia con otras tareas, así como la(s) persona(s) responsable(s)

Normalmente los programas de computación para administración de proyectos permiten relacionar con un proyecto miles de tareas.

Supervisión y seguimiento del proyecto. El seguimiento del avance (los costos reales y el uso real de recursos) es un componente fundamental de la administración de proyectos.

La mayor parte de estos paquetes le permiten al usuario definir un plan de línea base y comparar el progreso y los costos reales con los que aparecen en ese plan.

También pueden dar seguimiento a las tareas en proceso, las terminadas, los costos relacionados, el tiempo utilizado, las fechas de inicio y término, los importes reales comprometidos o gastados y los recursos usados, así como las duraciones, recursos y gastos restantes. Hay numerosos formatos de informes relacionados con estas características de supervisión y seguimiento.

Programación. Con frecuencia en el mundo real, los proyectos son muy grandes y la programación de las actividades en forma manual puede ser un proceso extremadamente complejo.

Los paquetes de programas de computación para la administración de proyectos proporcionan un respaldo amplio y con frecuencia automático a la programación.

La mayor parte de los sistemas elaborarán gráficas Gantt y diagramas de red con base en las relaciones de tareas, recursos y toda la información de ellos.

Cualquier cambio en estas relaciones se reflejará en forma automática en los sistemas. Además pueden programar tareas repetitivas, establecer prioridades para realizar una programación inversa (desde la fecha final hacia atrás hasta la iniciación), definir los turnos de trabajo, programar tanto el tiempo transcurrido como las tareas a iniciar tan tarde o temprano como sea posible y especificar una fecha en que se tienen que iniciar o terminar, o una de “no antes de” o “no después de”.

Seguridad. Una característica relativamente nueva de estos programas, es la seguridad. Algunos sistemas proporcionan el acceso mediante contraseñas al propio programa de administración de proyectos o bien a sus archivos individuales o a información específica dentro de un archivo (por ejemplo, precios).

Clasificación y depuración. La clasificación le permite al usuario contemplar la información en un orden deseado, como los precios del más alto al más bajo, los nombres de los recursos o tareas en orden alfabético.

La mayor parte de los programas permiten niveles múltiples de clasificación (por ejemplo, por el apellido y después por el nombre de pila).

La depuración permite al usuario seleccionar sólo cierta información que cumpla algunos criterios especificados. Por ejemplo, si el usuario quiere información tan sólo sobre las tareas que requieren un cierto recurso, una simple orden le dice al programa que no tome en cuenta las tareas que no usen ese recurso y que muestre tan sólo las que sí lo emplean.

Fuente: Apunte de Presupuestos de la FCA de la UNAM

Publicado en Presupuestos

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