Consideraciones para el uso de programas de computo en el presupuesto

Aunque son numerosos los beneficios al usar programas de computación para la administración de proyectos, también hay ciertas consideraciones que hay que tomar en cuenta y escollos que evitar, si es posible.

1. Distraerse con el programa. En ciertos casos, para algunos gerentes de proyectos, el programa de computación puede convertirse en una distracción. Un gerente puede dedicar demasiado tiempo a jugar con el programa y centrar su atención en el mismo, con todos sus informes y características, olvidando la parte más importante de un proyecto: las personas.

2. Una falsa sensación de seguridad. En ocasiones, el programa puede hacer que los gerentes caigan en una falsa sensación de seguridad. Esto ocurre en varias formas:

– Primero, los gerentes de proyectos creen que pueden administrar ylograr más de lo que en realidad es factible, debido a que tienen programas poderosos.

– Segundo, los gerentes piensan que el programa encontrará la formade hacer regresar un proyecto a lo programado, aunque el proyecto se esté retrasando.

– Tercero, si el programa no se usa en forma apropiada informará queel proyecto está marchando bien, cuando en realidad no es así.

3. Sobrecarga de información. Estos paquetes de programas de computación proporcionan un gran número de características y una enorme cantidad de información. En ocasiones la misma cantidad puede ser abrumadora. Sólo se deben usar las características del programa que sean necesarias.

Los gerentes tienen que resistir la tentación de usar características que produzcan más informes que no contribuyen a la terminación exitosa del proyecto.

4. La curva de aprendizaje. Se necesita cierta cantidad de tiempo para hacerse experto en el uso de los paquetes de programas de computación para la administración de proyectos.

La cantidad de tiempo requerido varía, dependiendo de los antecedentes de la persona: Para aquellos que en la actualidad no están utilizando computadoras ni programas para negocios, puede existir una curva de aprendizaje importante.

Sin embargo, la cantidad de capacitación que se requiere normalmente para dominar el programa ha ido disminuyendo en los últimos años, según se ha hecho cada vez más fácil el uso de los paquetes.

Fuente: Apunte de Presupuestos de la FCA de la UNAM