Criterios de selección
A continuación se presenta una relación de factores a tomar en cuenta antes de elegir un paquete de programas de computación para administración de proyecto, dependiendo de sus necesidades individuales, el cual quizá sea más o menos importante para quien lo utilice que para otras personas.
1. Capacidad. Las preocupaciones principales son:
– Que el sistema pueda o no hacer la cantidad de tareas que se espera que realice.
– Número de recursos que espera necesitar.
– Cantidad de proyectos que espera manejar en forma simultánea.
2. Medios para documentación y ayuda en línea. La calidad de los medios de documentación y ayuda en línea, varía mucho entre los paquetes de programas de computación para la administración de proyectos. Se debe tomar en cuenta
– la facilidad de lectura del manual del usuario
– la presentación lógica de las ideas en el manual
– el nivel de detalles que presenta y la ayuda en línea
– el número y la calidad de ejemplos proporcionados
– el nivel de la discusión de características avanzadas
3. Facilidad de uso. Con frecuencia, éste es un factor importante en la selección de cualquier tipo de paquete de programas de computación. Se deben tomar en cuenta:
– la “apariencia” y la “sensación” del sistema.
– las estructuras de los menús
– la disponibilidad de teclas para atajos
– los colores de las presentaciones
– la cantidad de información en cada presentación
– las facilidades con que se pueden capturar los datos, con la que se pueden modificar los datos existentes, y con la que se pueden elaborar informes
– la calidad de las impresiones que se producen
– la consistencia entre las pantallas
– la cantidad de aprendizaje requerido para adquirir habilidad con el sistema
4. Características disponibles. En este caso se debe tomar en cuenta si el sistema proporciona o no las características que se requieren para su organización. Por ejemplo:
– ¿Incluye el paquete estructuras de división del trabajo, gráficas Gantt y diagramas de red?
– ¿Qué tan buenos son los algoritmos de nivelación y suavizamiento de recursos?
– ¿Puede el sistema clasificar y depurar información, supervisar el presupuesto, elaborar calendarios a la medida y ayudar con el seguimiento y el control?
– ¿Tiene la capacidad de verificar y ayudar a resolver la asignación exagerada de los recursos?
5. Integración con otros sistemas. Cada vez más, en el mundo digital actual, existe una convergencia de los numerosos sistemas electrónicos.
Si se está trabajando en un ambiente donde los datos pertinentes se almacenan en diversos lugares, como bases de datos y hojas de cálculo, entonces se debe prestar una atención especial a las capacidades de integración del programa de computación para la administración de proyectos.
Algunos sistemas permiten una integración muy básica con algunos paquetes de programas de computación de amplio uso, mientras que otros proporcionan una integración sofisticada con bases de datos distribuidas e incluso con bases de datos orientadas a objetos.
Además, la capacidad de este programa de computación para exportar información a paquetes de procesamiento de palabras, de gráficas y a través del correo electrónico, quizá afecte la decisión de las personas involucradas en el manejo del paquete.
6. Requisitos de instalación. En este caso, lo que se tiene que tomar en cuenta son los equipos y programas de computación necesarios para manejar el programa de computación para la administración del proyecto:
– memoria necesaria
– cantidad de espacio requerido en el disco duro
– rapidez y el poder de procesamiento necesarios
– tipo de presentación de gráficas
– requisitos de impresoras
– requisitos del sistema de operación
7. Capacidades de presentación de informes. Los sistemas actuales de administración de proyectos varían en el número y tipos de informes que pueden proporcionar.
Algunos respaldan tan sólo la planeación, programación e informes de costos básicos, mientras que otros tienen amplios medios para proporcionar informes sobre tareas individuales, recursos, costos reales, costos comprometidos, avance, etc.
Además, algunos sistemas son más fáciles de adaptarse a la medida que otros. Se debe dar una prioridad bastante alta a las capacidades de presentación de informes, porque la capacidad de producir informes amplios y poderosos, es una característica a la que la mayoría de los usuarios dan una muy alta calificación.
8. Seguridad. Algunos paquetes de programas de computación para administración de proyectos, proporcionan mayores niveles de seguridad que otros.
Si ésta es importante, entonces se debe prestar una atención especial a los métodos para restringir el acceso al propio sistema de programas de computación para la administración de proyectos, a cada archivo y a la información dentro de cada uno.
9. Respaldo del proveedor. Se debe prestar una atención especial al hecho de que el proveedor o el distribuidor proporcionen o no respaldo técnico, el precio de éste y la reputación del proveedor.
Fuente: Apunte de Presupuestos de la FCA de la UNAM
