Determinación de las características propias de cada empresa

Cada empresa tiene características diferentes y modos de actuación distintas. En el presupuesto de las organizaciones se debe analizar el tamaño de la empresa, tiempo, condiciones, mercado, oportunidades de crecimiento, y de negocio; en estas variables se sugiere seguir las siguientes etapas:

Etapas del presupuesto

Preiniciación

– Se evalúan los resultados obtenidos en vigencias anteriores.
– Se analizan las tendencias de los principales indicadores empleados para calificar la gestión gerencial (ventas, costos, precio de las acciones en el mercado, etc.).
– Se efectúa la evaluación de los factores no controlados por la dirección y se estudia el comportamiento de la empresa.

Este diagnóstico contribuirá a sentar los fundamentos del planeamiento, estratégico y táctico, de manera que exista objetividad al tomar decisiones.

Cuando se hace por primera vez el presupuesto conviene el uso de personal experimentado y capacitado, así como la asesoría de las personas que lo hayan elaborado antes, dependiendo de los recursos de la organización se puede pedir la asesoría de un despacho de consultoría en presupuestos.

Aquí se observan valores como:

– predictibilidad
– flexibilidad
– determinación
– unidad
– cuantitativa
– objetivo
– confianza
– previsión
– participación
– costeabilidad
– oportunidad

Organización

Organizar es una de las bases del proceso administrativo. La actividad de organizar depende de los planes de la empresa.

Con base en los planes probados para cada nivel funcional por parte de la gerencia, se ingresa en la etapa durante la cual los mismos adquieren dimensión monetaria en términos presupuéstales, precediéndose según las pautas siguientes:

a) La subdivisión de una empresa en unidades de trabajo manejables (es decir, divisiones y departamentos)
b) La asignación o delegación de responsabilidades administrativas y
c) La definición del lugar de las decisiones.

En la parte de ventas dependerá de las perspectivas de los volúmenes de ventas previstos.
En la parte de producción, la programación de cantidades a fabricar o ensamblar.
En la parte de recursos humanos se verán las necesidades de personal para todas y cada una de las áreas.
En la parte de finanzas, dinero y los flujos de efectivo que se necesitan.

Esta etapa se marca y se relaciona con la puesta en marcha de los planes, con el propósito de alcanzar los objetivos trazados por el comité de presupuestos como el principal impulsor, debido a que si sus miembros no escatiman esfuerzos, cuando se busca el empleo eficiente de los recursos físicos, financieros y humanos colocados a su disposición, es factible el cumplimiento cabal de las metas propuestas.

Coordinación

Se encarga de que todas y cada una de las áreas y personas involucradas cuenten con todos los medios necesarios para llevar a cabo el presupuesto.

Dirección

Aquí se fija la guía y el camino a seguir. También se establece el proceso de motivación a las personas o grupos de personas que se tienen a su cargo, así como orientar las acciones y operaciones que se realizan con el fin de que se logren los objetivos.

Control

Mide si los propósitos, planes y programas se cumplen y busca correctivos en las variaciones. En esta parte se establecen las medidas del desempeño y todas las medidas de control.

El desempeño se clasifica por las responsabilidades que se asignan, el informe deber ser exactamente de conformidad con la estructura de organización.

Debe formularse un informe diferente para cada área de la organización con el fin de que se elabore un reporte de acuerdo con la autoridad y responsabilidad asignadas.

De esta forma también se asignan los conceptos, variables u operaciones que son controlables y los que no lo son.
Uno de los propósitos que tiene el control es que se cumplan los objetivos, metas y normas de la empresa.

En todos los presupuestos se generan diferencias entre lo presupuestado y lo real, éstas se convierten en medidas de actuación que se miden y evalúan de acuerdo al paso del tiempo donde se impondrán o se tomarán las medidas adecuadas para que la organización vaya por buen camino.

También el seguimiento es necesario para evaluar la efectividad de esas diferencias, haciendo una adecuada retroalimentación, y dependiendo de la fase se establecerá el cambio.

Relación del Proceso administrativo

Fuente: Apunte de Presupuestos de la FCA de la UNAM