Diferentes enfoques del presupuesto
Por áreas y niveles de responsabilidad
La contabilidad administrativa por áreas de responsabilidad es un plan de acción y motivación con enfoque a un periodo futuro destinado a controlar y reducir costos y gastos y a informar, en términos de responsabilidad individual, la eficiencia operacional de las áreas del negocio, por tal motivo es un estándar de comparación cuantitativa entre las operaciones realizadas y las planeadas con ayuda del responsable.
La contabilidad por áreas de responsabilidad con referencia a los presupuestos, no se realiza sólo por áreas, sino también por niveles.
Para enfocar los pronósticos por niveles y áreas de responsabilidad, es necesario contar con que en la entidad se tenga un sistema de contabilidad de este tipo, lo cual indica que la empresa es administrada en ese sentido, garantizando el contralor que se han precisado funciones, autoridad y responsabilidad, lo cual le ayudará para elaborar el presupuesto respectivo.
El presupuesto por niveles y áreas de responsabilidad, es una técnica básicamente de planeación, dirección y control, sin faltar la previsión, coordinación y organización, respecto a la predeterminación de cifras financieras, de condiciones de operación y resultados, encaminados a cuantificar la responsabilidad de las áreas y niveles en que se divide una entidad.
El objetivo de esta técnica es definir quién controla el gasto, quién lo autoriza y quién es el individuo responsable del aumento o disminución del mismo.
Objetivos
– Pronosticar cifras, condiciones de operación y resultados en términos de responsabilidad.
– Medir y promover la eficiencia.
– Motivar al personal al mejor desempeño. Hacer notar méritos y fallas.
– Ayudar a los interesados a lograr sus objetivos.
– Guiar en su función a los responsables de área y nivel. Coordinar funciones, niveles y áreas.
– Controlar los ingresos y los costos.
– Ayudar a los directivos a tomar decisiones.
Características
1. Es una medida de eficiencia, y una pauta de autocontrol, una guía de acción para quien asume la responsabilidad de una función.
2. Expresa el costo pronosticado de las funciones del empleado o funcionario, evidencia los méritos de su acción, su contribución por incrementar los ingresos, reducir los costos, aumentar la eficiencia, alcanzar o lograr los objetivos institucionales, departamentales, o específicos.
3. Es una herramienta de motivación, al hacer partícipes a los responsables de la fijación de sus objetivos y de la elaboración del presupuesto.
4. Es una herramienta de la Administración y la Contabilidad Financiera, importante para la planeación, la toma de decisiones y el control.
Para la elaboración de este presupuesto, deben considerarse los siguientes requisitos:
Organizacionales
– División Funcional. Seccionar el presupuesto en tantas partes como responsables en función existan, con autoridad precisa e individual en el control y cumplimiento del presupuesto, de tal forma que cada área y nivel de responsabilidad sean controlados por un presupuesto específico.
– Autoridad. A los encargados de las actividades se les debe delegar autoridad suficiente para actuar.
– Responsabilidad. Debe estar perfectamente definida, para que los funcionarios conozcan ante quién son responsables y quiénes lo son ante ellos, además de la interdependencia estructural de su función y de los presupuestos parciales que elaboran.
Fuente: Apunte de Presupuestos de la FCA de la UNAM
