La informática y los presupuestos
Características que ofrecen en la actualidad la mayor parte de los programas de computación para los presupuestos.
Ésta, aunque de ninguna manera es completa, proporciona una visión general de los tipos de características disponibles.
Se debe observar que diferentes paquetes de programas de computación proporcionan distintas características y que algunas de ellas no se encuentran en todos los paquetes. Además, algunos de estos paquetes hacen un trabajo mucho mejor que otros en lo que concierne a respaldo de programas.
Elaboración de presupuestos y control del costo. Resulta posible relacionar la información de costos con cada actividad y con cada recurso en un proyecto. Por lo general en lo que respecta a la remuneración del personal, es posible definir tarifas por hora, tiempo extra o por una sola vez, así como, especificar las fechas en que se deben hacer los pagos.
En el caso de los materiales, es posible definir los costos únicos o continuados y establecer códigos contables y presupuestarios relacionados con cada tipo de material.
Además, es posible desarrollar fórmulas definidas por el usuario para manejar funciones de costos. En la mayor parte de los paquetes se utiliza esta información para ayudar a calcular los costos estimados del proyecto y darles seguimiento durante el mismo.
En cualquier momento se pueden comparar los costos reales con los presupuestados para recursos individuales, para grupos de recursos, o para todo el proyecto.
Esta información no sólo se puede usar para fines de planeación sino también para propósitos de presentación de informes.
La mayor parte de los paquetes, en cualquier momento, permiten mostrar en pantalla e imprimir los costos para cada tarea, cada recurso (personas, maquinaria, etc.) o para todo el proyecto.
Dentro del paquete más sencillo podemos hallar el programa de Excel.
Calendarios. Normalmente conviene usar calendarios de base para definir los días y horas laborables para cada recurso individual o grupo de recursos. También se utilizan para calcular el programa del proyecto.
La mayor parte de los sistemas proporcionan la posibilidad de una omisión en el periodo de trabajo normal, por ejemplo de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., con una hora para comer.
Estos calendarios se deben modificar para cada recurso individual o de grupo. Por ejemplo, las horas de trabajo se pueden modificar, los días de fiesta de la compañía se pueden introducir como días no laborables, así como varios turnos (de día, de noche) y se pueden incluir los días de vacaciones, y de igual forma, escalas variables (hora, día, semana).
La calendarización se puede usar para fines de presentación de informes y con frecuencia es aconsejable imprimirla por día, semana o mes para cada recurso individual, o bajo la forma de un calendario completo, con la totalidad del proyecto y posiblemente de un tamaño grande para colocarse en la pared.
Correo electrónico (e-mail). La capacidad de enviar información del proyecto a través del correo electrónico es una característica de varios paquetes de programas de computación.
Esta opción permite al usuario orientar la información al correo electrónico en lugar de hacerlo a la pantalla o a la impresora.
Se puede notificar a los miembros del equipo del proyecto de cambios importantes, por ejemplo, planes o programas actualizados, además se les puede informar sobre la situación actual del proyecto y enviar diversas gráficas.
Gráficas. Para proyectos que incluyan un gran número de actividades, el dibujar a mano una gráfica Gantt o un diagrama de red es una tarea tediosa y propensa a errores, como también lo es trazar a mano un esquema para incluir cualquier modificación.
Una de las mayores características de los modernos programas de computación para la administración de proyectos es la capacidad de producir con facilidad y rapidez diversas gráficas, incluyendo las Gantt y diagramas de red, con base en los datos actuales.
Una vez que se ha creado el plan de línea base, cualquier modificación se puede introducir con facilidad al sistema y las gráficas reflejarán esos cambios en forma automática.
Fuente: Apunte de Presupuestos de la FCA de la UNAM
