Ventajas y limitaciones
Hay numerosas ventajas al utilizar los programas de computación para administración de proyectos. Algunas de éstas son
1. Exactitud. Un beneficio importante que se obtiene al utilizar el programa de computación, es la mejora de la exactitud. En el caso de proyectos grandes, resulta muy difícil dibujar a mano diagramas de red, calcular tiempos de inicio y terminación y supervisar el uso de recursos.
Estos paquetes tienen algoritmos exactos para calcular la información del proyecto y contienen numerosas rutinas incorporadas que verifican errores del usuario.
2. Asequibilidad. Se pueden comprar excelentes programas basados en computadoras personales entre $4,000.00 y $7,000 pesos. Este precio puede ser alto para una persona, pero para la mayor parte de las empresas este tipo de programas significan una buena inversión.
3. Facilidad de uso. Durante los últimos años los paquetes de programas de computación se han vuelto extremadamente fáciles de usar. Con frecuencia se pueden dominar con tan sólo una cantidad mínima de capacitación.
Ésta y el hecho de que la mayoría de los paquetes sean asequibles, han conducido a un aumento importante en el número de usuarios.
4. Capacidad para manejar la complejidad. Es obvio que el programa puede manejar ciertos aspectos (en especial numéricos) de proyectos a gran escala con más facilidad de lo que puede hacer una persona manualmente.
En el caso de proyectos que tienen tan sólo algunas actividades y abarcan un tiempo corto, quizá sea factible un enfoque manual; pero para proyectos que tienen miles de actividades, de recursos y una duración de varios años, el programa de computación para administración de proyectos proporciona una ayuda indispensable con el nivel de complejidad que se requiere.
5. Mantener y modificar. Con los sistemas manuales, con frecuencia resulta difícil mantener y modificar la información.
Por ejemplo, si se está administrando un proyecto sin respaldo de las computadoras, cuando se produzca un cambio, se tienen que dibujar de nuevo los diagramas de red, así como calcular otra vez los costos.
Con el programa de computación para la administración de proyectos, cualquier cambio en los datos se reflejará de inmediato en todos los documentos, tales como diagramas, tablas de costos y gráficas de asignación de recursos.
Ésta es una característica útil porque, sin importar qué tan bien estén preparados los planes, existe la posibilidad de que durante el proyecto algo cambie.
6. Mantenimiento de registros. Un beneficio importante del programa de computación para la administración de proyectos, es su capacidad de mantener registros excelentes.
Por ejemplo, se puede manejar información sobre los programas de miembros individuales del equipo, de cada tarea, así como de costos y recursos usados.
Esta información se puede emplear para elaborar informes de alta calidad y puede ser útil en la planeación de proyectos futuros. Sin embargo, los beneficios de mantener registros, sólo existirán siempre y cuando el usuario continúe actualizando los archivos.
7. Velocidad. Una vez que se han recopilado y capturado los datos de entrada, con el programa se puede realizar casi cualquier cálculo con suma rapidez.
El crear o revisar en forma manual los planes, programas y presupuestos, puede requerir de horas, días, o semanas. Sin embargo, con los sistemas actuales, normalmente las revisiones se pueden realizar en minutos o segundos.
Por lo general, los ahorros en tiempo son suficientes para pagar el propio programa.
Fuente: Apunte de Presupuestos de la FCA de la UNAM
